Avant de constituer une nouvelle société, les associés auront de nombreuses démarches à accomplir. Lorsque les délais sont courts, une bonne organisation est nécessaire afin d’anticiper un maximum de démarches. Dans ce dossier, Le Coin des Entrepreneurs vous explique comment anticiper la constitution de votre future société, dans le but de gagner ensuite du temps dans l’accomplissement de vos démarches menant à son immatriculation au registre du commerce et des sociétés :
- Les échanges préalables entre associés pour se mettre d’accord
- L’anticipation des démarches liées aux apports en capital social
- Les vérifications liées à l’appellation de la future société
- Les démarches relatives à la future activité exercée par la société
- Trouver le siège social de la nouvelle société
Les échanges préalables entre associés pour se mettre d’accord
Avant de pouvoir entamer la création de leur nouvelle société, les associés doivent se mettre d’accord sur l’organisation de son fonctionnement et sur ses principales caractéristiques. Parmi les principaux sujets à aborder, nous retrouvons notamment :
- La forme juridique de la future société ;
- Le montant du capital social et la composition des apports réalisés par les associés ;
- La répartition des titres entre les associés, et la nécessité ou non de créer différentes catégories d’actions ;
- La dénomination sociale de la société (son appellation) ;
- L’objet social, c’est-à-dire l’explication de l’activité qui sera exercée par la société ;
- L’adresse du siège social, qui implique de réfléchir au lieu où la société va s’implanter ;
- La direction de la société : qui seront les dirigeants ? comment seront-ils rémunérés ? comment seront répartis les pouvoirs ?
- Le fonctionnement des assemblées générales, et notamment les conditions de vote lors des réunions d’associés ;
- La date de clôture de l’exercice social ;
- Le régime d’imposition des bénéfices réalisés par la société ;
- Les règles qui vont encadrer les entrées et les sorties d’associés : droit de préemption, procédure d’agrément… ;
- Les modalités dans lesquelles seront réglées les éventuels conflits qui pourraient survenir entre les associés de la société.
Pour encadrer le processus de création de la société, il est préférable de constater par écrit chaque sujet sur lequel un accord est trouvé. Sur de nombreux sujets, il sera possible de rédiger un projet de statuts de société dont le contenu évoluera en fonction des discussions.
Enfin, pour certains paramètres de la société, dès que les associés trouvent un accord ensemble, il sera possible d’entamer des démarches spécifiques. Nous examinerons certains points importants ci-dessous.
L’anticipation des démarches liées aux apports en capital social
En fonctions des apports convenus entre les associés, des démarches plus ou moins longues sont à prévoir. Dès que les associés sont d’accord sur le montant du capital social de la future société, et sur la répartition et la consistance de leurs apports respectifs, il conviendra d’entamer les démarches à ce niveau sans attendre.
- Les apports en numéraire (apport d’argent) sont relativement simples et rapides à réaliser, car il conviendra uniquement d’ouvrir un compte bloqué au nom de la future société auprès d’une banque, et d’y verser les apports.
- Par contre, en cas d’apport en nature, les démarches peuvent être plus longues, car il conviendra d’évaluer chaque apport en nature, puis, le cas échéant, de faire intervenir un commissaire aux apports.
Les vérifications liées à l’appellation de la future société
Lorsque les associés auront trouvé le nom de leur nouvelle société, ils devront opérer une démarche importante : vérifier la bonne disponibilité de l’appellation envisagée, pour s’assurer qu’aucune autre entreprise ne l’utilise déjà, et éventuellement effectuer un dépôt de marque auprès de l’INPI. Il est également important de s’assurer que le nom de domaine (qui servira pour l’éventuel site internet de l’entreprise) associé au nom choisi soit bien disponible.
Les démarches relatives à la future activité exercée par la société
Dès que les associés se sont mis d’accord sur les activités qui seront exercées par la nouvelle société, il conviendra rapidement de consulter la réglementation qui s’applique au métier en question. En effet, de nombreuses activités sont encadrées par des conditions d’exercice (obtention d’un agrément, assurance professionnelle obligatoire…). Il conviendra donc d’anticiper ce sujet le plus rapidement possible, et, le cas échéant, de réaliser les démarches en conséquence.
Trouver le siège social de la nouvelle société
Les associés d’une nouvelle société disposent de plusieurs possibilités pour l’adresse du siège social. Une société peut, tout d’abord, déclarer en tant que siège un local qu’elle achète ou qu’elle loue. Dans ce cas, il conviendra préalablement de trouver le local approprié pour exercer l’activité.
Ensuite, il est également possible de domicilier le siège social au domicile de son dirigeant. Toutefois, ce procédé convient rarement.
Enfin, une société peut fixer son siège social chez une société de domiciliation (dont le métier est de fournir des adresses administratives aux entreprises) ou dans une pépinière d’entreprises.