L’agencement de vos locaux professionnels ne consiste pas seulement à décorer votre futur espace de travail, il concerne également leur organisation ainsi que leur mise en conformité. Vos besoins en matière d’agencement vous serviront également à sélectionner le type de local dont vous avez besoin pour votre projet.
Le Coin des Entrepreneurs vous explique quelles sont les grandes étapes de l’agencement des locaux professionnels et vous délivre plusieurs conseils :
- L’agencement des locaux : définition et importance
- La recherche des locaux professionnels
- La mise en conformité des locaux professionnels
- L’organisation des locaux professionnels
- La décoration des locaux professionnels
L’agencement des locaux : définition et importance
L’agencement des locaux de l’entreprise ne se limite pas à leur décoration, cela comprend également l’organisation des espaces de travail ainsi que leur mise en conformité. Le budget lié à l’agencement de vos locaux peut donc rapidement devenir conséquent lorsque des travaux sont nécessaires.
L’agencement des locaux est important à plusieurs niveaux, car il concerne à la fois :
- l’image de l’entreprise,
- le cadre dans lequel les salariés vont évoluer,
- le lieu d’accueil des clients et des partenaires.
Des professionnels peuvent vous accompagner au niveau de l’agencement de votre local professionnel : les architectes d’intérieur, les décorateurs d’intérieur, ainsi que les professionnels du bâtiment si des travaux sont nécessaires.
La recherche des locaux professionnels
Avant d’agencer des locaux, il convient tout d’abord de les trouver. Pour cela, vous devez déterminer :
- la surface dont vous avez besoin pour exercer votre activité,
- le budget dont vous disposez et comment vous comptez vous y prendre (acheter, construire ou louer),
- les caractéristiques du local (bureau, entrepôt, boutique, restaurant…),
- les possibilités d’aménagement dont vous avez besoin (pouvoir déplacer des cloisons par exemple),
- ainsi que le type d’emplacement dans lequel il doit se situer (quartier d’affaires, zone commerciale…).
Lorsque vos critères de choix sont définis, vous pourrez vous lancer à la recherche de votre futur local professionnel. Comme nous le verrons dans la prochaine étape, une étude de conformité est indispensable avant de s’engager.
La mise en conformité des locaux professionnels
Une fois que vous avez trouvé un local potentiel, il est très important de vous renseigner sur leur conformité, et de réaliser tous les travaux nécessaires pour être en règle.
La mise en conformité de vos locaux est un sujet incontournable :
- Certaines activités requièrent un certificat de conformité avant l’ouverture de l’établissement, qui sera remis après la réalisation d’une inspection.
- En cas d’accident survenant dans vos locaux, tout défaut en matière de conformité sera lourd de conséquences pour vous et votre entreprise.
- Enfin, l’inspection du travail peut également réaliser des contrôles à tout moment.
Pour commencer, vous devez vous renseigner sur les obligations spécifiques à votre activité : quelles sont les normes de sécurité obligatoires dans votre secteur d’activité ? Pour obtenir ces informations, vous pouvez vous renseigner auprès des institutions professionnelles de votre métier et auprès de votre mairie.
Si votre local a vocation à accueillir des personnes extérieures, il correspondra à un établissement recevant du public (ERP). Vous serez tenu de respecter des règles de sécurité et de lutte contre les incendies, qui s’adaptent en fonction de la capacité d’accueil de votre local. Toutes ces règles sont expliquées ici : les ERP (service-public.fr).
L’étape de conformité est assez technique. En cas de besoin, des organismes sont spécialisés sur ce sujet et pourront vous accompagner. Enfin, par rapport aux normes de conformité, une veille est indispensable pour anticiper les changements et être systématiquement en règle.
L’organisation des locaux professionnels
Dès que vous avez trouvé votre local et étudié sa conformité, vous allez pouvoir commencer à travailler sur son organisation. Pour cela, la première étape consiste à découper la surface du local entre les différentes activités de l’entreprise :
- la zone de bureau (personnel administratif),
- la zone de vente (où les clients seront accueillis),
- la zone de production,
- la zone de stockage,
- les salles de réunion…
Chacune de ces zones aura son propre objectif ainsi que ses réglementations. Vous pourrez ensuite aménager chaque espace en conséquence. Systématiquement, le souci d’optimisation de l’espace sera important.
Dans l’endroit où se trouveront les clients, vous devez réfléchir à leur circulation, qui doit être fluide, et à la facilité d’accéder aux produits à vendre. Le confort des clients sera particulièrement important dans les activités de service.
La zone de stockage des produits doit être bien organisée de façon à ce que les employés puissent transférer facilement les produits vers les zones de production ou de vente.
L’isolation phonique est également un sujet important, notamment pour le personnel administratif, pour les salles de réunion ou pour les espaces où des discussions confidentielles doivent avoir lieu (cabinets de conseil, activités médicales…).
La décoration des locaux professionnels
La dernière étape consiste à décorer vos locaux en fonction de l’image que vous souhaitez leur donner, de l’ambiance que vous voulez proposer aux clients, et du cadre de travail dont vous avez besoin pour vos employés. L’étendue des travaux va dépendre de vos besoins, cela pourra notamment concerner :
- le style général (industriel, moderne, vintage…),
- le choix des couleurs,
- le choix du mobilier,
- l’éclairage au sein du local,
- le revêtement des plafonds, des murs et des sols,
- la végétation,
- …
La décoration d’un local n’est pas un travail simple, il faut de l’imagination et savoir trouver le meilleur rapport qualité-prix en fonction de votre budget. À ce niveau, il peut être intéressant de se faire accompagner par un décorateur ou une décoratrice d’intérieur.
