La consultation des associés et la délibération en assemblée est obligatoire dans le cadre de l’approbation des comptes annuels ou lorsque un ou plusieurs associés, à condition de satisfaire certaines conditions, demandent la réunion d’une assemblée générale.
Dans ce dernier cas, il faut que :
- La réunion soit demandée par un ou plusieurs associés détenant la moitié au moins des parts sociales ;
- Ou que la réunion soit demandée par un ou plusieurs associés détenant au moins le quart des parts sociales, s’ils représentent au moins le quant des associés en nombre.
La convocation de l’assemblée de la SARL
Le gérant de la SARL est chargé de convoquer l’assemblée des associés. S’il y a plusieurs gérants, les statuts pourront prévoir si ce droit appartient à chacun des gérants ou s’ils doivent agir ensemble. Si aucune précision statutaire n’est prévue à cet effet, chacun des gérants aura la possibilité de convoquer l’assemblée.
En cas de carence de la gérance, ce devoir reviendra au commissaire aux comptes s’il en existe un ou à un mandataire désigné en justice sur demande de tout associé, peu import sa détention dans le capital social.
Les associés ne pourront donc pas convoquer directement l’assemblée des associés. Après avoir sans succès mis en demeure le gérant de le faire, ils devront demander la nomination d’un mandataire en justice.
Pour le gérant, l’initiative devient même une obligation pour les évènements suivants :
- La convocation, dans les six mois de la clôture de l’exercice, de l’assemblée générale annuelle appelée à statuer sur les comptes annuels ;
- Dans les cas prévus par le code de commerce : dépassement du nombre d’associé ou encore lorsque les capitaux propres de la SARL deviennent inférieurs à la moitié du capital social.
Des sanctions pénales sont prévues par la loi en cas de manquement à ces obligations.
Le lieu de l’assemblée
Les assemblées d’associés doivent avoir lieu à l’endroit prévu à cet effet par les statuts, qui peuvent par exemple obliger la tenue des assemblée au siège social de la SARL.
Si rien n’est prévu à ce sujet, le lieu de l’assemblée sera le siège social de la société mais le gérant aura la possibilité de fixer un autre lieu, en respectant certaines limites. A défaut, les associés pourront reprocher un abus de droit au gérant à condition de prouver l’intention de nuire.
La convocation des associés à l’assemblée
Les associés doivent être convoqués au moins 15 jours avant la réunion de l’assemblée. Un délai plus long peut être instauré dans les statuts de la SARL, mais il est impossible de le réduire.
Les documents à communiquer aux associés
Avant toutes les assemblées (sauf l’assemblée générale annuelle) les documents suivants doivent être communiqués aux associés au moins 15 jours avant la date prévue pour la réunion :
- Le rapport des gérants ;
- Le texte des projets de résolutions ;
- Le rapport du commissaire aux comptes s’il en existe un.
Ces documents doivent aussi être tenus à la disposition des associés au siège social de la société pour qu’ils puissent les consulter ou faire des copies.
Le défaut de communication des documents peut entraîner éventuellement l’annulation des délibérations prises par l’assemblée.
Les conditions de vote en assemblée de SARL
Le vote en assemblée générale ordinaire
En SARL, aucun quorum n’est prévu pour les délibérations en assemblée ordinaire. Les règles de majorité sont les suivantes :
- Sur première consultation, les décisions sont adoptées à la majorité absolue des parts sociales, ce qui signifie qu’il est nécessaire d’obtenir plus de la moitié des droits de votes des associés pour que la décision soit approuvée.
Le calcul de la majorité est effectué sur l’ensemble des associés de la société, qu’ils soient présents ou non à l’assemblée.
- Sur deuxième consultation, les décisions sont adoptées à la majorité relative, ce qui signifie qu’il est nécessaire d’obtenir au moins la moitié des votes qui ont été émis pour que la décision soit approuvée.
Seuls les votes des associés présents ou représentés sont pris en compte.
Toutefois, les statuts peuvent écarter cette seconde consultation et également imposer une majorité plus élevée que la majorité légale.
Le vote en assemblée générale extraordinaire
Les associés doivent délibérer en assemblée générale extraordinaire pour prendre toutes les décisions susceptibles de modifier les statuts de la SARL (sauf pour quelques exceptions prévues par la loi et éventuellement les statuts).
Les règles applicables dépendent de la date de création de la société. Un quorum est cette fois-ci prévu pour les décisions extraordinaires, les règles à respecter sont les suivantes :
La SARL a été constituée avant le 4 août 2005
- Sur première consultation, les décisions sont adoptées à la majorité des trois quarts des parts sociales. Aucun quorum n’est prévu.
- Sur deuxième consultation, les décisions sont adoptées dans les mêmes conditions qu’en première consultation.
La SARL a été constituée à compter du 4 août 2005
- Sur première consultation, les décisions sont adoptées à la majorité des deux tiers des parts sociales des associés présents ou représentés. Un quorum d’un quart des parts sociales est prévu.
- Sur deuxième consultation, les décisions sont adoptées à la majorité des deux tiers des parts sociales des associés présents ou représentés. Un quorum d’un cinquième des parts sociales est prévu.
Le déroulement de l’assemblée de la SARL
Le gérant, ou l’un d’entre eux s’il y en a plusieurs, préside l’assemblée des associés à condition qu’il soit lui-même associé. A défaut, c’est l’associé possédant le plus grand nombre de parts sociales qui assure la présidence de l’assemblée, sous réserve qu’il accepte cette fonction.
L’établissement d’une feuille de présence n’est pas obligatoire pour les assemblées de SARL.
Ensuite, le président de l’assemblée mène les discussions et les associés vont débattre et voter les résolutions proposées à l’assemblée. Selon qu’il s’agisse d’une assemblée ordinaire ou extraordinaire, les conditions de vote ne seront pas les mêmes.
Enfin, le gérant dresse le procès-verbal de l’assemblée pour constater les décisions qui ont été prises. Le procès-verbal comprend obligatoirement les mentions suivantes :
- La date et le lieu de la réunion ;
- Les noms et prénoms et la qualité du président ;
- Les noms et prénoms des associés présents ou représentés ainsi que ne nombre de parts sociales détenues ;
- Les documents et les rapports soumis à l’assemblée ;
- Le texte des résolutions ;
- Le résumé des débats qui ont eu lieu ;
- Le résultat des votes.
À lire également sur la SARL :
- Créer une SARL
- Choisir entre la SARL ou la SAS
- Les pouvoirs du gérant de SARL
- Les avantages de la SARL
Excellent article, merci beaucoup !