Dans certains métiers et lorsque l’activité se développe, la gestion des prises de rendez-vous et des plannings des équipes est une tâche qui peut être très consommatrice en temps, il faut donc veiller à l’organiser correctement pour être plus efficace.
Voici 5 fonctionnalités intéressantes dont vous pouvez bénéficier grâce à certains outils en ligne comme clicRDV pour gérer vos agendas et vos plannings.
Le partage des agendas entre collaborateurs
Un agenda en ligne et partagé entre les membres de l’entreprise est une solution à privilégier, l’agenda papier doit être abandonné, il constitue un frein à la bonne circulation de l’information et peut vous faire perdre du temps.
Pouvoir accéder à l’agenda à tout moment
Pour être efficace et ne pas perdre de temps à confirmer vos rendez-vous, il est préférable d’avoir une application disponible en ligne et qui vous permet de prendre vos rendez-vous en direct depuis votre mobile ou tout autre appareil.
Ainsi, vous pouvez programmer vos rendez-vous en direct avec vos interlocuteurs et éviter ainsi les oublis, les retards…risquant de vous faire perdre des clients.
Offrir la possibilité à vos clients de prendre rendez-vous
Suivant votre activité, il peut être également intéressant de proposer à vos clients et futurs clients de prendre rendez-vous directement en ligne. Le gain de temps peut être considérable pour l’entrepreneur et ses collaborateurs, car cette fonctionnalité réduira le nombre d’appels journaliers reçus par l’entreprise.
Cela permet aussi à vos clients potentiels de prendre rendez-vous avec votre entreprise en dehors de vos horaires d’ouverture, et d’éviter ainsi qu’ils se renseignent auprès d’un concurrent qui est ouvert et qui propose la prise de rendez-vous en ligne.
Envoyer un rappel de rendez-vous à vos clients
Chaque entreprise enregistre, de manière plus ou moins fréquente, des rendez-vous ratés causés par l’oubli volontaire ou involontaire des clients, ce qui occasionne des pertes de temps.
Pour réduire ce problème, il peut être intéressant de proposer un rappel de rendez-vous à vos clients, au moyen d’une alerte SMS ou d’une alerte mail. Il s’agit d’une fonctionnalité proposée par l’outil clicRDV.
Déléguer votre permanence téléphonique si nécessaire
Lorsqu’une entreprise diffuse aux clients et aux prospects un numéro de téléphone pour être joignable, il faut impérativement qu’une personne de l’entreprise puisse gérer le flux des appels entrants durant les horaires d’ouverture. Même si la prise de rendez-vous est proposée en ligne, une partie des clients prendront tout de même contact par téléphone.
Si ce n’est pas possible ou si vos horaires d’ouverture ne sont pas assez larges, il peut être intéressant de déléguer totalement ou partiellement la permanence téléphonique de l’entreprise.
