Le registre unique du personnel est un document à tenir par toutes les entreprises qui emploient du personnel salarié, quelle que soit la taille des effectifs. C’est à l’employeur d’élaborer ce registre. C’est à l’occasion de la première embauche que ce document est créé.
Ce dossier vous fournit toutes les informations nécessaires au sujet du registre unique du personnel.
Qui doit mettre en place un registre unique du personnel ?
Le registre unique du personnel doit être mis en place par toutes les entreprises qui emploient du personnel. En pratique, ce document va devoir être créé dès l’embauche du premier salarié. Le registre doit également être mis en place en cas de recours au travail temporaire.
Pour les entreprises qui comptent plusieurs établissements, il sera nécessaire de mettre en place un registre au sein de chacun des établissements.
Que doit contenir le registre unique du personnel ?
Le registre unique du personnel doit comporter des mentions obligatoires, notamment concernant l’identification des salariés, les dates d’embauche et de départ, et les contrats de travail.
Tout d’abord, sur ce registre, il convient de faire figurer, dans l’ordre d’embauche, les noms et prénoms de tous les salariés occupés par l’établissement, y compris les travailleurs à domicile et les travailleurs temporaires. Ensuite, sur chaque ligne, il conviendra de renseigner les informations suivantes :
- la nationalité,
- la date de naissance,
- le sexe,
- l’emploi,
- la qualification,
- la date d’entrée dans l’établissement et celle de sortie de l’établissement,
- l’autorisation éventuelle d’embauche de l’intéressé lorsqu’elle est requise.
Pour les salariés en travail temporaire, il convient de porter, sur le registre unique du personnel, la mention « salarié temporaire » ainsi que le nom et l’adresse de l’entreprise de travail temporaire.
Dans certaines situations, des documents devront être annexés au registre unique du personnel. Comme par exemple :
- En cas d’embauche d’un salarié étranger, la copie du titre autorisant l’exercice d’une activité salariée,
- En cas d’accueil d’un salarié détaché depuis l’étranger, l’accusé de réception de la déclaration préalable de détachement.
Les nom et prénoms des stagiaires accueillis dans l’établissement sont inscrits dans l’ordre d’arrivée, dans une partie spécifique du registre unique du personnel.
Enfin, il faut également y inscrire, dans une partie spécifique du registre, les stagiaires et les personnes volontaires en service civique accueillis dans l’établissement, dans l’ordre d’arrivée.
En pratique, comment doit être tenu le registre unique du personnel ?
La réglementation n’impose aucune forme particulière à l’employeur pour la tenue du registre unique du personnel. Il est donc possible de le tenir sur un support papier, ou sur un support électronique. Ce qui compte, c’est que l’ensemble du personnel et toutes les informations obligatoires y figurent.
Quelles sont les autres obligations de l’employeur par rapport au registre ?
Le registre unique du personnel doit être tenu à la disposition des délégués du personnel ou du comité social et économique.
Ensuite, il doit également être tenu à la disposition des fonctionnaires et agents chargés de veiller à l’application du code du travail (c’est-à-dire les agents de contrôle de l’inspection du travail) et du code de la sécurité sociale.
Enfin, le registre unique du personnel est un document dispensé de déclaration auprès de la Commission Nationale Informatique et Libertés (CNIL).
Quelles sont les sanctions en l’absence de registre unique du personnel ?
L’employeur doit présenter le registre unique du personnel de l’établissement en cas de contrôle.
Lorsque le registre est inexistant, ou s’il comporte des mentions erronées ou incomplètes, l’employeur encourt une sanction qui correspond à une amende (contraventions de la 4e classe). Cette amende est appliquée pour chaque salarié concerné.
Enfin, si l’employeur ne met pas le registre unique du personnel à disposition des agents de l’inspection du travail, cela constitue un délit d’entrave à l’exercice des fonctions de ces agents.
