Le fichier des écritures comptables (FEC) : ce qu’il faut savoir

Les entreprises qui tiennent leur comptabilité au moyen de systèmes informatisés doivent, en cas de contrôle, la présenter à l’administration fiscale sous forme de fichiers dématérialisés. Pour cela, elles doivent établir un fichier des écritures comptables au titre de chaque exercice.

Dans ce dossier, nous vous informons sur tout ce qu’il faut savoir au sujet du fichier des écritures comptables (FEC).

Qui doit produire et transmettre le fichier des écritures comptables ?

Toutes les entreprises soumises à une obligation de présentation de documents comptables et qui tiennent leur comptabilité de façon informatisée doivent être en mesure de produire le fichier des écritures comptables lorsqu’elles font l’objet d’un contrôle fiscal.

Les entreprises soumises à l’impôt sur les sociétés ou à l’impôt sur le revenu dans la catégorie des BIC, BNC ou BA sont concernées, à l’exception de celles au régime micro-entreprise qui en sont dispensées.

Le fichier des écritures comptables doit être transmis à l’administration fiscale :

• en cas de vérification de comptabilité,
• en cas d’examen de comptabilité effectué à distance.

A quoi sert le fichier des écritures comptables ?

Le fichier des écritures comptables est un document à produire et remettre obligatoirement à l’administration fiscale en cas de contrôle, lorsque l’entreprise tient sa comptabilité au moyen de systèmes informatisés.

En cas de vérification de comptabilité, le fichier à remettre à l’administration fiscale porte sur l’ensemble des écritures des journaux comptables au titre de chaque exercice visé dans l’avis de vérification. Le fichier doit être produit dans le respect de toutes les normes en vigueur.

Quel est le contenu du fichier des écritures comptables ?

Le fichier des écritures comptables contient l’ensemble des données comptables et des écritures retracées dans tous les journaux comptables au titre d’un exercice. Les écritures y figurant doivent être classées par ordre chronologique.

Chaque écriture y figurant doit reprendre l’ensemble des données comptables figurant dans le système informatisé de l’entreprise, les 18 premières informations doivent obligatoirement correspondre, dans l’ordre, aux informations suivantes :

1. Le code journal de l’écriture comptable ;
2. Le libellé journal de l’écriture comptable ;
3. Le numéro sur une séquence continue de l’écriture comptable ;
4. La date de comptabilisation de l’écriture comptable ;
5. Le numéro de compte, dont les trois premiers caractères doivent correspondre à des chiffres respectant les normes du plan comptable français ;
6. Le libellé de compte, conformément à la nomenclature du plan comptable français ;
7. Le numéro de compte auxiliaire (à blanc si non utilisé) ;
8. Le libellé de compte auxiliaire (à blanc si non utilisé) ;
9. La référence de la pièce justificative ;
10. La date de la pièce justificative ;
11. Le libellé de l’écriture comptable ;
12. Le montant au débit ;
13. Le montant au crédit ;
14. Le lettrage de l’écriture comptable (à blanc si non utilisé) ;
15. La date de lettrage (à blanc si non utilisé) ;
16. La date de validation de l’écriture comptable ;
17. Le montant en devise (à blanc si non utilisé) ;
18. L’identifiant de la devise (à blanc si non utilisé).

Les règles de forme pour établir le fichier des écritures comptables sont prévues par l’article A47 A-1 du Livre des procédures fiscales.

Comment vérifier que le fichier des écritures comptables est conforme ?

Les entreprises qui tiennent leur comptabilité de manière informatisée doivent donc obligatoirement utiliser un logiciel de comptabilité respectant toutes les normes en vigueur et qui permet d’éditer un fichier des écritures comptables conforme.

Les éditeurs fiables vous permettront donc d’établir un fichier des écritures comptables conforme. Si vous déléguez la gestion de votre comptabilité à un expert-comptable, ce professionnel établira le fichier conformément à toutes les règles en vigueur.

La direction générale des finances publiques propose un outil qui permet de vérifier la validité du fichier des écritures comptables : Outil test du FEC -DGFIP

Les sanctions en l’absence de fichier des écritures comptables conforme

Dans le cadre d’une vérification de comptabilité, l’absence de communication ou la non-conformité du fichier d’écritures comptables expose l’entreprise à plusieurs sanctions cumulables :

• Une amende de 5 000 euros ou, en cas de rectification et si le montant est plus élevé, une majoration de 10 % des droits mis à la charge du contribuable ;
• Une évaluation d’office par l’administration fiscale des bases d’imposition, notamment si les irrégularités décelées débouchent sur un rejet de comptabilité.

Le défaut de transmission du fichier des écritures comptables dans le délai de 15 jours suivant la réception d’un avis d’examen de comptabilité entraîne l’application d’une amende de 5 000 euros.