L’approbation des comptes est une procédure obligatoire dans toutes les sociétés commerciales, et qui doit avoir lieu en respectant un délai après la date de clôture de l’exercice. Approuver les comptes revient à approuver la gestion faite par le dirigeant d’une société. Cela consiste à suivre une procédure particulière, qui varie selon la forme juridique de l’entreprise.
Ce dossier vous informe au sujet de l’approbation des comptes :
- Qu’est-ce que l’approbation des comptes annuels ?
- L’obligation d’approbation des comptes annuels par les associés
- L’affectation du résultat de l’exercice
- Le dépôt des comptes de l’entreprise au greffe du tribunal de commerce
Qu’est-ce que l’approbation des comptes annuels ?
L’approbation des comptes annuels est une procédure qui consiste, pour les associés, à approuver la gestion faite de la société par son dirigeant au cours d’une période appelée un exercice comptable. Dans le même temps, les associés se prononcent également sur l’affectation du résultat de l’exercice.
L’approbation des comptes s’effectue sur la base des documents comptables annuels (bilan, compte de résultat et annexe) établis par le dirigeant de la société et communiqués aux associés avant la tenue de l’assemblée. Un rapport de gestion, ainsi qu’un inventaire et divers autres documents (feuille de présence, texte du projet des résolutions, rapport sur les conventions réglementées…) complètent le dossier.
Les associés d’une société ne sont pas obligés d’accepter les comptes annuels qui leur sont présentés. En effet, ils ont également la faculté de refuser d’approuver les comptes annuels soumis au vote par le dirigeant. Dans cette hypothèse, le résultat de l’exercice ne pourra pas être affecté. Cette décision n’a toutefois aucun impact majeur sur la société. Elle continue de fonctionner normalement.
L’obligation d’approbation des comptes annuels par les associés
Le processus d’approbation des comptes annuels n’est obligatoire que dans les entreprises soumises à un régime réel d’imposition et dont la forme juridique correspond à une société de type commercial, c’est-à-dire les SARL (y compris les EURL ou SARL à un seul associé), les SAS (y compris les SASU ou SAS à un seul associé), les autres formes de société par actions et les SNC. Les EURL au régime fiscal de la micro-entreprise ne sont pas tenues de faire approuver leurs comptes annuels, car elles n’ont pas l’obligation de les établir sous ce régime d’imposition.
L’approbation des comptes annuels doit intervenir en respectant un délai prévu par la loi : dans les 6 mois de la clôture de l’exercice. Seules les SAS ne sont pas visées par ce délai.
L’affectation du résultat de l’exercice
Après l’approbation des comptes (si ces derniers sont validés), l’associé unique va ensuite décider de l’affectation du résultat et de la distribution éventuelle d’un dividende, à condition que des bénéfices distribuables existent. Au niveau de l’affectation du résultat, les règles sont les suivantes :
- En priorité, le bénéfice de l’exercice doit servir à apurer les éventuelles pertes antérieures ;
- Ensuite, une partie des bénéfices doit être affectée en réserve légale (au moins 5 % jusqu’à ce que ce compte de réserve soit porté à 10 % du montant du capital social) ;
- En présence de réserves statutaires, il conviendra également de les doter en respectant ce qui est prévu ;
- Le solde de bénéfices à affecter pourra ensuite être placé dans d’autres réserves facultatives, en report à nouveau, ou faire l’objet d’une distribution de dividendes.
Le dépôt des comptes de l’entreprise au greffe du tribunal de commerce
Le dépôt annuel des comptes au greffe est une obligation pour toutes les entreprises qui ont l’obligation de les produire. Ce dépôt s’effectue :
- Soit en ligne sur la plateforme du guichet de l’INPI pour réaliser les formalités d’entreprise. La démarche doit être réalisée dans les deux mois qui suivent la date de l’approbation des comptes annuels.
- Soit en dépôt papier ou sur place au greffe du tribunal de commerce. Dans ce dernier cas, le dépôt doit être réalisé dans le mois qui suit la date de l’approbation des comptes annuels.
Certaines sociétés peuvent, lors du dépôt, rendre confidentiels certains documents comptables ou ne donner qu’une présentation simplifiée. Cela permet de ne pas divulguer les informations comptables au public sur internet. La demande s’effectue au même moment que le dépôt des comptes annuels.