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Les refacturations de frais

Accessoirement aux prestations ou aux ventes qu’une entreprise facture à ses clients, il est fréquent qu’une refacturation de frais soit également effectuée lorsque l’entreprise engage des frais à son nom puis les récupère en les refacturant aux clients concernés.

Le Coin des Entrepreneurs vous propose, à travers cet article, de faire un point sur les refacturations de frais.

La refacturation de frais ne doit pas être confondue avec les débours, que nous aborderons dans un prochain article.

Les refacturations de frais

Le montant des frais refacturés

Lorsque l’entreprise entend refacturer au client le montant exact des dépenses qu’elle engage pour son compte :

  • si l’entreprise récupère la TVA sur les dépenses qu’elle engage, elle doit refacturer au client les frais engagés sur la base de leur montant hors taxe ;
  • si l’entreprise ne récupère pas la TVA sur les dépenses qu’elle engage, elle doit refacturer au client les frais engagés sur la base de leur montant TTC.

Rien n’empêche toutefois l’entreprise de marger sur ses refacturations de frais (si ce n’est le fait que le client risque de ne pas apprécier). La marge correspondante sera soumise à l’impôt sur les bénéfices.

Remarque : certaines entreprises refacturent en hors taxes le montant TTC qu’elles ont préalablement payé (alors qu’entre-temps elles récupèrent la TVA déductible). Cette astuce (pas très honnête) leur permet de réaliser une marge d’un montant égal à la TVA déductible.

La TVA sur les refacturations de frais

Les refacturations de frais sont soumises à la TVA au taux normal d’imposition (sauf si l’entreprise n’y est pas assujettie, comme un auto-entreprise par exemple).

En effet, la base d’imposition à la TVA comprend tous les frais acquittés par le client pouvant être considérés comme des compléments de prix, ainsi que les frais accessoires demandés aux clients (frais de déplacement, affranchissement…).

Refacturations de frais, comment procéder ?

L’entreprise dispose de deux solutions pour refacturer les frais à ses clients :

  • la première, qui est la plus simple, consiste à les intégrer à titre accessoire à la facture de vente qu’elle adresse au client,
  • la seconde consiste à effectuer une facture uniquement pour procéder à la refacturation des frais.

Dans tous les cas, les règles générales de facturation doivent être respectées.

Traitement comptable des refacturations de frais

La refacturation de frais constitue un produit à comptabiliser dans un compte de classe 7 distinct de celui utilisé pour la comptabilisation de la vente ou de la prestation (pour ne pas fausser le calcul de la marge).

L’utilisation d’un compte dédié aux refacturations de frais, et en contrepartie d’un compte de charges utilisé uniquement pour comptabiliser les frais engagés par l’entreprise mais devant être refacturés permet de suivre correctement les refacturations de frais :

  • l’écart positif indique que l’entreprise marge sur les refacturation de frais (ou qu’elle en a trop refacturé),
  • l’écart négatif indique que l’entreprise doit encore refacturer des frais à ses clients.

Nous traitons les aspects comptables en détail sur Compta Facile : la comptabilisation des refacturations de frais

 


Pierre FACON – Webmaster du coin des entrepreneurs

Dirigeant de F.C.I.C, édition et gestion de sites sur la création et la gestion d’entreprise.
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7 commentaires sur “Les refacturations de frais”

  1. Benoit

    Bonjour, je suis consultant formateur, un client qui passe commande pour une prestation avec :
    – forfait journée à 450 €HT/jour
    – frais kilométriques de 2 x 100 x 0.35 €TTC/km
    – frais de péage : 2 x 13.00 €TTC
    – forfait repas : 15.00 €TTC

    Etant soumis à la TVA, j’ajoute natruellement les 20% au forfait journée (450 €HT x 0.2 = 90 € TVA). Ma question concerne les frais indiqués en TTC dans ma commande… faut-il calculer les PU HT de chacun des frais et donc, c’est moi qui paye la TVA ou faut-il rajouter une nouvelle fois la TVA sur ces montants déjà TTC (que mon client récupérera) afin d’être défrayé correctement (exemple j’ai payé mon péage 26.00 €TTC, il faut me rembourser effectivement 26.00 €)… bref je ne sais pas trop et comment expliquer à mon client que le montant final TTC (à payer) de la facture et supérieur à celui de la commande passée. Merci de votre aide argumentée.

    • Pierre Facon

      Bonjour,
      A vous de voir, vous pouvez dans votre exemple lui facturer les 26 euros en HT puis appliquer la TVA (mais c’est un peu limite vis-à-vis du client car vous margez sur les frais et lui refacturez plus que ce que vous avez payé) ou considérer le 26 euros en TTC et le décomposer en HT puis TVA (vous refacturez les sommes payées, jeu nul au niveau de la TVA).

      • Benoit

        Merci bcp pour votre réponse.

  2. Clement A

    Une entreprise de prestation de service informatique qui rembourse ses salariés pour les frais de déjeuner sur une base forfaitaire de 6 €, peut-elle refacturer au client final le montant réel de la dépense (sur justificatif) ?

    L’entreprise récupère ainsi de la part de son client des sommes qu’elle n’a pas réellement engagées (puisque supportées par le salarié).

    Cela ne me semble pas très légal. Sans parler du point de vue éthique.

    • Pierre F.

      Pour moi, rien n’empêche une entreprise de refacturer des frais aux clients. Par contre, utiliser des justificatifs qui ne concernent pas l’entreprise (puisque payé et au nom du salarié) est un peu limite.

  3. erwan bagot

    Article intéressant mais le point de vue défendu va à l’encontre de ce qu’on entend chez un cabinet de comptable.
    J’ai entendu dire qu’on devait refacturer le montant TTC d’une note de frais en y appliquant la tva qui concerne notre société (en l’occurence 20%)/

    Par exemple: pour un restaurant à 20 euros TTC, je refacture à mon client 20 euros + mes 20% de tva soit 24 euros en tout .

    Certains défendent au contraire qu’on prend le montant HT de la facture (tva à 10% donc on aurait par exemple un montant HT à 18,18€, auquel on applique notre montant de TVA, soit 20% soit un montant total de 21,8€TTC refacturé à notre client.

    Et si j’en crois l’article, on refacture à notre client uniquement 20 euros, soit ce qu’on a payé au restaurateur.

    Du coup difficile de faire le tri de la bonne façon de faire. (En sachant que nous ne souhaitons pas marger sur nos frais)

    • Pierre F.

      En principe, si vous récupérez la TVA, vous refacturez les frais pour leur montant hors taxes (sauf si vous souhaitez marger).
      En refacturant en TTC, cela revient à :
      – par rapport au client : le montant ht de la refacturation correspond au TTC que vous avez payé préalablement,
      – pour votre entreprise : vous réalisez une marge égale à la TVA déductible, égale à la différence entre le montant hors taxes des frais supportés (inscrit en charges) et le montant hors taxes refacturés qui est égal au montant TTC des frais supportés (inscrit en produit).

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