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Ouvrir ou reprendre un hôtel – Guide pratique

Ouvrir ou reprendre un hôtel est un projet qui, outre les choix et formalités classiques de création ou de rachat, obéit à une réglementation bien spécifique liée au secteur de l’hôtellerie restauration.

Ce guide pratique vous informe sur toutes les réglementations à connaître pour ouvrir ou reprendre un hôtel :

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Business plan d’ouverture ou de reprise d’un hôtel

La concrétisation d’un projet d’ouverture ou de reprise d’un établissement hôtelier nécessite un financement conséquent, que ce soit pour une ouverture ou pour une reprise d’établissement. L’étape business plan est indispensable pour le porteur de projet compte tenu de l’étendue des enjeux financiers, ainsi que pour séduire les investisseurs et les banques.

Dans la partie économique du business plan d’un projet d’hôtel, les points clés sont : votre présentation ainsi que celle de votre concept, l’analyse du secteur, de la clientèle et de la concurrence, la présentation de votre équipe et de votre plan stratégique.

Il est nécessaire de prouver que vous disposez du bon profil pour gérer le futur hôtel : être un bon gestionnaire, un bon manager, un bon commercial, avoir le goût pour le contact client, être disponible… Le rôle du dirigeant est étroitement lié à la taille de l’hôtel : plus il est petit, plus son intervention est polyvalente. Si l’établissement est de grande taille, la présentation de l’équipe managériale est importante.

Avant de se lancer dans ce secteur d’activité, il est recommandé d’avoir une expérience préalable dans les activités hôtelières, et si possible sur des postes à responsabilité.

Dans la partie financière du business plan d’un projet d’hôtel, les points clés sont : le budget des investissements (chiffrage correct des coûts de lancement), le plan de financement (moyens financiers nécessaires à la conduite du projet) et le compte de résultat (rentabilité du projet et capacité de l’entreprise à rembourser ses dettes financières grâce à l’auto-financement).

Lorsqu’un restaurant est également exploité dans l’hôtel, il peut être préférable de scinder le prévisionnel en deux pôles d’activité : hôtellerie / restauration.

On doit retrouver dans le business plan plusieurs indicateurs spécifiques à l’activité : taux moyen d’occupation, prix moyen d’une nuitée, coût de revient d’une nuitée, bénéfice par nuitée…

Calendrier des formalités d’ouverture d’un hôtel

Les déclarations préalables à l’ouverture d’un hôtel

Avant de pouvoir ouvrir officiellement un hôtel, plusieurs formalités sont nécessaires.

La demande d’autorisation préalable en cas de travaux

Lorsque des travaux sont prévus pour transformer un bâtiment existant en hôtel ou rénover un hôtel, une demande préalable (déclaration préalable de travaux ou demande de permis de construire suivant les travaux prévus) doit obligatoirement être effectuée auprès de la mairie. Ensuite, celle-ci autorise ou non l’exécution des travaux.

La déclaration de l’hôtel à la préfecture

Avant de pouvoir ouvrir un hôtel, une déclaration auprès de la préfecture du département du lieu d’implantation de l’immeuble avant l’ouverture de l’établissement est obligatoire (article R.233-4 du Code rural et de la pêche maritime).

La déclaration sanitaire

Certains départements prévoient une obligation de déclaration sanitaire préalable à l’ouverture de tout établissement hôtelier, à effectuer auprès de la préfecture. Cette obligation est par exemple applicable aux hôtels ouvrant sur Paris.

Si vous projetez d’ouvrir un hôtel, il est nécessaire de vous informer préalablement auprès de votre préfecture au sujet de cette obligation.

L’immatriculation au RCS de l’entreprise exploitant l’hôtel

L’entreprise exploitant l’établissement hôtelier doit être immatriculée au registre du commerce et des sociétés au plus tard 15 jours après son ouverture. Généralement, l’entreprise est immatriculée avant l’ouverture de l’établissement.

Ces fiches techniques vous fourniront des informations précises sur les problématiques liées aux choix de création :

Les licences obligatoires en cas de vente de boissons alcoolisées

Lorsque l’établissement propose des boissons alcoolisées à ses clients, il faut être obligatoirement titulaire des licences ouvrant droit à la vente desdites boissons :

  • La licence de 2ème catégorie (pour les débits de boissons) ou la licence petit restaurant (pour les restaurants), permettant de distribuer des boissons alcoolisées jusqu’à 3 degrés maximum,
  • La licence 3ème catégorie (pour les débits de boissons) ou la licence restaurant (pour les restaurants), permettant de distribuer des boissons alcoolisées jusqu’à 18 degrés maximum,
  • La licence 4ème catégorie (pour les débits de boissons) ou la licence restaurant (pour les restaurants), permettant de distribuer tout type de boissons alcoolisées à l’exception de celles qui sont interdites à la vente.

Les boissons non alcoolisées peuvent quant à elles être librement distribuées.

La licence restaurant ne peut être utilisée que pour vendre des boissons uniquement à l’occasion des repas, de manière accessoire à la nourriture. Si des boissons sont également vendues en dehors du repas, un licence débit de boissons est obligatoire.

La demande de classement tourisme

Un hôtel peut demander son classement en hôtel de tourisme. Ce classement, allant de 1 à 5 étoiles, sert à évaluer l’hôtel sur la qualité de son confort et de ses services. La demande de classement n’est toutefois pas obligatoire.

Cette formalité est gratuite, à l’exception du coût de la visite de l’organisme chargé de procéder à l’évaluation qui est à payer par l’exploitant.

Pour être évalué et classé, il est nécessaire de s’inscrire en ligne sur le site d’Atout France (www.classement.atout-france.fr) et de formuler une demande de classement.

Les assurances spécifiques pour les hôtels

En plus de l’assurance responsabilité civile professionnelle qui est obligatoire, l’exploitation d’un hôtel implique de se garantir également contre plusieurs risques spécifiques, notamment contre les pertes d’exploitation et contre les atteintes aux Liaisons, à l’Environnement et à l’Activité (ALEA). Lorsque des membres de l’équipe occupent une place stratégique, une assurance homme-clé peut également être recommandée.

La garantie perte d’exploitation

Bien que non obligatoire, il est fortement recommandé de souscrire une garantie perte d’exploitation lorsque l’on exploite un établissement hôtelier. Cette garantie permet de recevoir un capital pour combler la perte de chiffre d’affaires causée par la survenance d’un sinistre.

La garantie ALEA (Atteinte aux Liaisons, à l’Environnement et à l’Activité)

Cette assurance permet de prémunir l’hôtel contre les baisses de fréquentation causées par des évènements aux alentours (catastrophe environnementale, route coupée…).

L’assurance homme-clé

L’assurance homme clé sert à compenser la perte d’exploitation d’une société causée par l’absence du chef d’entreprise ou d’un salarié important (le chef de cuisine par exemple). Cette garantie peut être intéressante dans le secteur de l’hôtellerie étant donné l’importance de certains postes (un chef de cuisine étoilé, le directeur de l’hôtel…).

Les normes de sécurité et d’accessibilité

L’exploitation d’un hôtel implique de respecter des règles de sécurité précises et, depuis le 1er janvier 2015, des règles d’accessibilité.

Les règles de sécurité à respecter

Les hôtels font partis de la catégorie dite des établissements recevant du public (ERP) et doivent à ce titre respecter des normes de sécurité. Un classement spécifique permet de déterminer les mesures de sécurité applicables.

Les hôtels doivent être conçus de manière à permettre :

  • la limitation des risques d’incendie (une législation allégée existe pour les hôtels accueillant 20 personnes maximum),
  • l’alerte de ses occupants quand un sinistre se déclare,
  • l’évacuation dans des conditions favorables des personnes tout en évitant la panique,
  • l’alerte des services de secours et la facilitation de leur intervention.

Les règles de sécurité à observer et les sanctions applicables (pouvant aller jusqu’à la fermeture de l’établissement) sont présentées en détail par l’administration sur développement-durable.gouv.

Les règles d’accessibilité

Depuis le 1er janvier 2015, tous les établissements recevant du public doivent être conçus de manière à ce que toute personne souffrant d’un handicap puisse y accéder, y circuler et y recevoir les informations qui y sont diffusées dans les parties ouvertes au public. L’administration a mis en ligne un site d’information sur ce sujet : www.accessibilite.gouv.fr

Les hôtels proposant un service de qualité aux personnes handicapées peuvent prétendre au label « Tourisme & handicap ».

Fiscalité des activités hôtelières : TVA et taxe de séjour 

En matière de fiscalité, l’activité hôtelière entre dans le champ d’application de la taxe de séjour et obéit à des règles spécifiques en matière de TVA.

La TVA liée aux activités hôtelières

En France, les prestations d’hébergement à l’hôtel sont taxables au taux réduit de TVA de 10%, exclusivement pour le prix de la location de la chambre. Chaque service annexe facturé à un client est taxé au taux de TVA qui lui est propre.

Toutefois, les prestations à caractère accessoire mises à disposition des clients sans facturation distincte de celle de l’hébergement et non séparables de la prestation principale (location de la chambre) suivent le même traitement en matière de TVA (taux réduit).

Lorsque l’hôtel facture à ses clients des pensions ou des demi-pensions, le taux applicable est également le taux réduit, sauf pour la partie du prix qui correspond à la vente de boissons alcoolisées.

En présence d’un restaurant ou d’un bar dans l’hôtel, voici les règles applicables :

  • Les produits alimentaires sont taxables au taux réduit de 10% quand ils sont vendus pour une consommation immédiate, ou au taux réduit de 5,5% quand ils sont vendus pour une consommation différée ;
  • Les ventes de boissons sans alcool sont taxables au taux réduit de 10% et les ventes de boissons alcoolisées sont taxables au taux normal de 20%.

La taxe de séjour facturée au client doit être intégrée dans la base d’imposition à la TVA.

La taxe de séjour

Les communes touristiques ont la faculté de mettre en place une taxe de séjour pour les hébergements en hôtel de tourisme.

La taxe de séjour pour les hôtels est calculée forfaitairement, suivant les modalités fixées par la commune. Son montant est toutefois encadré par un tarif plancher ainsi qu’un tarif plafond, que vous pouvez obtenir ici : http://vosdroits.service-public.fr/professionnels-entreprises/F31635.xhtml

Pour calculer cette taxe, il faut multiplier le tarif applicable à la catégorie d’hébergement dont fait partie l’hôtel par le nombre de nuitées et par la capacité d’accueil.

Exemple : un hôtel facture la taxe de séjour au prix de 0,50 euros par adulte et par jour. Deux adultes réservent 3 nuitées dans cet hôtel. La taxe de séjour s’élèvera à 0,50 * 3 * 2 = 3 euros.

En pratique, cette taxe due est refacturée par l’hôtel au client en étant intégrée dans le prix de vente. Il n’est pas obligatoire de la faire figurer dans la note d’hôtel remise au client.

Règles spécifiques du droit du travail applicables aux hôtels 

Les hôtels, qu’ils aient ou non un restaurant, relèvent de la convention collective nationale des hôtels, cafés et restaurants (HCR).

Tous les salariés employés par l’entreprise sont concernés par les dispositions spécifiques de cette convention collective. Voici quelques règles importantes prévues par la convention HCR.

Le salaire minimum, la prime tutorale, le temps d’habillage et de déhabillage

Le salaire minimum du niveau le plus bas (niveau 1 de l’échelon 1) est fixé à 101% du SMIC. Les employés qui encadrent un salarié en contrat de professionnalisation pendant plus d’un mois ont droit à une prime de tuteurage, égale à 2% de leur rémunération brute de base.

Chaque employé a droit à une compensation financière ou à un temps de repos en contrepartie du temps dédié à l’habillage et au déshabillage. A défaut, un jour de repos par an est octroyé à chaque employé présent toute l’année (à proratiser en cas de présence incomplète sur l’année).

Les heures supplémentaires et le repos compensateur

Les heures supplémentaires sont majorées dans les conditions suivantes :

  • entre la 36ème et la 39ème heure travaillée : majoration de 10%,
  • entre la 40ème et la 43ème heure travaillée : majoration de 20%,
  • à partir de la 44ème heure travaillée : majoration de 50%.

Le contingent d’heures supplémentaires prévu pour les hôtels est de 360 heures par an pour les établissements permanents ou 90 heures par trimestre pour les établissements saisonniers. Un mécanisme de repos compensateur peut toutefois remplacer le paiement des heures supplémentaires, dans les mêmes proportions que ci-dessus.

Exemple : un salarié effectue une semaine de 37 heures, il a droit à 2,2 heures de repos compensateur (2 heures * 110%).

La prise en charge des repas du personnel ou l’indemnisation compensatoire

La convention collective des HCR prévoit une obligation, pour les établissements, de fournir les repas au personnel ou, le cas échéant, de les indemniser, lorsque l’horaire du repas est compris dans les horaires de travail du personnel.

Points spécifiques liés à la gestion administrative d’un hôtel

Voici un petit rappel sur trois points importants au sujet de la gestion administrative d’un hôtel : l’affichage obligatoire des prix, la délivrance des notes d’hôtel et la tenue d’un registre de police.

L’affichage des prix obligatoire

L’exploitant d’un hôtel est tenu d’afficher les prix TTC qu’il propose et les services inclus dans ces prix, à plusieurs endroit : à l’extérieur, à la réception, à la caisse et dans chaque chambre. La réglementation est prévue par l’arrêté du 18 octobre 1988 relatif à l’affichage des prix dans les hôtels et autres établissements similaires d’hébergement

Affichage à l’extérieur

Doivent être affichés de manière lisible, par des chiffres et des lettres d’une hauteur minimale de 1 cm, les prix :

  • de location, à la journée ou pour toute autre durée, selon le cas, de chaque catégorie de chambres ;
  • du petit déjeuner ;
  • minimum et maximum de la pension et de la demi-pension correspondant à chaque catégorie de chambres.

Affichage à la réception et à la caisse

Doivent être affichés sur un tableau, de manière lisible, pour chaque catégorie de chambres en mentionnant le numéro de celles-ci, en utilisant des chiffres et des lettres d’une hauteur minimale de 1 cm, les prix :

  • de location pour une ou plusieurs personnes à la journée ou pour toute autre durée, selon le cas ;
  • de la pension ou de la demi-pension, boisson comprise ou non comprise, s’il y a lieu ;
  • du petit déjeuner ;
  • et des prestations fournies accessoirement à la location des chambres.

Les dates limites de la période tarifaire en cours doivent également être affichées si l’établissement applique des prix différents en fonction des périodes.

Affichage dans chaque chambre

Doivent être affichés derrière la porte d’entrée, sur un tableau comportant des dimensions minimales de 12 cm sur 8 cm, les prix :

  • de location de celle-ci pour une ou plusieurs personnes, à la journée ou pour toute autre durée, selon le cas ;
  • de la pension ou de la demi-pension correspondante, boisson comprise ou non comprise, s’il y a lieu ;
  • du petit déjeuner ;
  • et des prestations fournies accessoirement à la location de la chambre.

Les prix minimums et maximums doivent également être affichées si l’établissement applique des prix différents en fonction des périodes.

Les notes d’hôtel remises aux clients

Une note d’hôtel est obligatoirement remise à chaque client de l’hôtel et un double doit être conservé pendant 2 ans par l’entreprise. Cette note doit contenir les informations obligatoires suivantes :

  • la date de son établissement,
  • l’identité de l’établissement hôtelier (raison sociale, adresse, numéro SIREN…),
  • le classement tourisme de l’hôtel, la catégorie de la chambre et le numéro de la chambre,
  • le détail des prestations fournies, la durée du séjour et leurs prix,
  • le total à payer avec identification du service au taux pratiqué par l’établissement, et le montant hors taxe et toutes taxes comprises.

La tenue d’un registre de police

Si l’hôtel reçoit des clients étrangers, l’exploitant doit obligatoirement tenir un registre de police qui mentionne, pour chacun de ces clients :  son identité, sa date et son lieu de naissance, sa nationalité et son domicile habituel à l’étranger. Cette obligation est prévue par l’article du R 611-42 du code de l’entrée et du séjour des étrangers et du droit d’asile.

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Pierre FACON – Webmaster du coin des entrepreneurs

Dirigeant de F.C.I.C, édition et gestion de sites sur la création et la gestion d’entreprise.
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