Comment numéroter correctement les factures ?

La numérotation des factures émises par une entreprise est réglementée par la loi, notamment par le Code de Commerce et le Code Général des Impôts. Cette numérotation, pour être correcte, doit être effectuée par un numéro unique basé sur une séquence chronologique continue et sans rupture.

Les règles de numérotation des factures

La numérotation des factures doit être effectuée par un numéro unique basé sur une séquence chronologique continue et sans rupture. Pour que la numérotation de vos factures soit correcte, il faut donc utiliser une suite ininterrompue. Autrement dit, vous ne devez pas avoir la possibilité d’ajouter des factures ou d’avoir des doublons.

Chaque facture à un numéro qui lui est propre, il est impossible d’avoir deux factures avec un même numéro. L’entreprise ne doit pas pouvoir émettre des factures à posteriori.

La numérotation correcte des factures n’est qu’une des multiples obligations à respecter en matière de facturation. Nous vous proposons un point complet dans ce dossier : comment faire sa facturation ?

Comment débuter la numérotation de vos factures ?

La numérotation de vos factures ne doit pas obligatoirement commencer par le numéro 1. Si vous ne souhaitez montrer à vos clients que vous réalisez vos premières facturations, vous pouvez très bien décider de démarrer votre numérotation à 10 ou 100 par exemple.

Utiliser un préfixe temporel pour numéroter vos factures

Pour faciliter le classement et l’archivage de vos factures, vous pouvez utiliser un préfixe temporel en début de numérotation :

• une année, comme par exemple « 2018-(numéro) » pour les factures émises sur l’année 2018,
• une année et un mois, comme par exemple « 2018-06-(numéro) » pour les factures émises sur le mois de juin de l’année 2018.

Lorsque la numérotation est prévue sur une période (année, année et mois), il faut éviter de repartir de zéro à chaque début de nouvelle période. Dans le cas contraire, il est préférable de repartir à zéro à l’issue de chaque année, et non pas à l’issue de chaque mois.

Il est impossible de numéroter ses factures en utilisant uniquement un préfixe mensuel. Le préfixe annuel est obligatoire.

Exemple : une entreprise numérote ses factures annuellement. Elle termine l’année 2018 avec la facture n°2018-0458. La première facture de l’année 2019 devra être numérotée 2019-0001.

Exemple : une entreprise utilise un préfixe annuel et mensuel pour numéroter ses factures. Elle termine le mois de janvier de l’année 2018 avec une facture numérotée 2019-01-025. La première facture émise au mois de février de l’année 2018 doit être numérotée 2018-02-026. En janvier 2019, il est préférable que la première facture émise soit numérotée 2019-01-(numéro de la dernière facture de 2018 + 1).

Utiliser un préfixe autre que temporel pour numéroter vos factures

Lorsque les conditions d’exercice de l’activité le justifient, la numérotation des factures peut être établie par séries distinctes, avec un système de numérotation propre à chaque série.

Par exemple, l’utilisation de séries distinctes peut être utile pour les entreprises :

• qui ont plusieurs sites de facturation,
• qui ont différentes catégories de clients pour lesquels les règles de facturation ne sont pas identiques,
• qui utilisent plusieurs systèmes d’émission de factures rendant compliqué l’utilisation d’une série unique.

Pour chaque série distincte de factures, les entreprises peuvent utiliser un système de numérotation propre pour chaque série à condition :

• que la numérotation soit effectuée chronologiquement au fur et à mesure de l’émission des factures ;
• qu’elle soit continue ;
• et que le dispositif retenu au sein de l’entreprise garantisse que deux factures émises la même année ne puissent pas porter le même numéro. Il est conseillé à cet égard d’utiliser pour chaque série de factures un préfixe de numérotation distinct de façon à éviter toute possibilité de confusion.

Nos conseils pour numéroter vos factures correctement

Afin d’être en conformité avec la réglementation, il est important d’utiliser un système de numérotation continue, avec une suite de numéro qui ne comprend aucun « trou » permettant l’introduction ultérieure d’une facture. Également, chaque facture doit être identifiée par un numéro unique, deux (ou plusieurs) factures ne peuvent pas avoir le même numéro.

Par rapport à cela, nous vous conseillons de ne pas repartir à zéro chaque année lorsque vous utilisez un préfixe temporel dans la numérotation de vos factures.

Pour plus de sécurité dans votre numérotation des factures, il est préférable d’utiliser une application de facturation fiable lorsque le volume de factures éditées devient important. Un bon logiciel vous permet, en plus de la numérotation, d’émettre des factures en conformité par rapport à toutes les mentions obligatoires qu’elles doivent comporter.