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La TVA sur les notes de frais

Après avoir abordé le fonctionnement et la gestion des notes de frais dans un article précédent, nous allons nous intéresser plus en détail sur les règles à connaitre en matière de TVA sur les notes de frais.

Voici un petit rappel des règles générales de déductibilité de la TVA, puis une analyse en détail de la TVA sur les principales dépenses figurant en notes de frais.

TVA sur les notes de frais

1. Règles de base liées à la récupération de la TVA sur les notes de frais

Afin que l’entreprise puisse récupérer la TVA sur les notes de frais, les conditions suivantes doivent être respectées :

  • les dépenses doivent avoir été engagées dans l’intérêt de l’entreprise,
  • il faut posséder une facture au titre de chaque dépense qui respecte les règles liées au formalisme des factures, et qui mentionne notamment le montant de la TVA payée,
  • la facture doit être libellée au nom de l’entreprise, et non pas au nom du salarié ou du dirigeant,
  • et la TVA doit être exigible chez le fournisseur pour que l’entreprise puisse la récupérer.

Rappel : en fonction de la nature de la dépense, les règles liées à l’exigibilité de la TVA sont différentes. Par exemple, sur une prestation de services, le droit à déduction intervient lorsque la prestation est payée.

Le cas échéant, une note de frais doit toujours être appuyée par les factures originales, libellées au nom de l’entreprise, afin que celle-ci puisse valablement récupérer la TVA.

Toutefois, comme nous le verrons ci-après, certains types de dépenses ne permettent pas de récupérer la TVA.

2. Règles particulières liées à la récupération de la TVA sur les notes de frais

Trois types de dépenses figurant souvent dans les notes de frais méritent d’être étudiés en détail au niveau des règles de récupération de la TVA.

Remarque : en plus de ce que nous abordons ici, les règles de base vu précédemment doivent également être respectées.

A. La TVA sur les frais de déplacement

Tout d’abord, les dépenses de déplacement en avion, en bateau et en train ne sont pas assujetties à la TVA. Aucune TVA déductible n’est donc à récupérer sur ces dernières.

De même, les indemnités kilométriques que le dirigeant ou le salarié demande à l’entreprise par le biais de leurs notes de frais ne supportent pas la TVA, il n’y a donc également pas de récupération de TVA sur ces dépenses.

Ensuite, la TVA sur les dépenses de logement ne peut pas être récupérée pour la partie qui concerne le dirigeant ou les salariés de l’entreprise.

Enfin, la TVA grevant les dépenses de stationnement ne peut être récupérée que pour les emplacements réservés aux clients, aux visiteurs ou aux membres du personnel. Pour les dépenses de péage, la TVA est normalement récupérable.

B. La TVA sur les frais de carburant

Des règles spéciales s’appliquent au niveau de la récupération de la TVA sur le carburant. Pour plus d’infos : la TVA sur le carburant.

C. La TVA sur les frais de réception

La TVA sur les frais de réception engagés lors des déplacements professionnels par les salariés ou les dirigeants, même si aucun client n’est invité, est récupérable. Il faut donc pouvoir justifier le caractère professionnel de la dépense pour déduire la TVA.

Pour récupérer la TVA sur les factures liées aux frais de réception (souvent des restaurants ou des hôtels), il faut que celles-ci :

  • mentionnent l’identité et la qualité des bénéficiaires,
  • et soient impérativement établies au nom de l’entreprise (et non pas du dirigeant ou du salarié qui avance ces frais).

Remarque : lorsqu’une note de restaurant est inférieure à 150 euros, un ticket de caisse mentionnant le taux et le montant de la TVA, le montant HT et le montant TTC, suffit à exercer le droit à déduction.

La TVA sur les dépenses de logement ne peut pas être récupérée que pour la partie qui concerne les partenaires de l’entreprise ou les prospects.

D. La TVA sur les autres frais

Il peut enfin arriver que d’autres type de dépenses figurent dans une note de frais, comme par exemple des achats effectués pour l’entreprise, des factures de téléphone…

Encore une fois, pour que la TVA puisse être valablement récupérée, il faut impérativement que les factures justificatives soient établies au nom de l’entreprise.

 

Conclusion : les règles relatives à la récupération de la TVA sur les notes de frais doivent être correctement appréhendées par l’entreprise, sous peine d’encourir un risque en cas de contrôle fiscal. Veillez à faire le point préalablement avec votre expert-comptable, qui sera à même de vous indiquer la marche à suivre.

 


Pierre FaconPierre FACON – Webmaster du coin des entrepreneurs

Dirigeant de F.C.I.C, édition et gestion de sites sur la création et la gestion d’entreprise.
Conseiller en création d’entreprise.


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4 commentaires sur “La TVA sur les notes de frais”

  1. Michaël Grosmann dit :

    Bonjour,
    Je me demande quel est le régime de TVA des frais forfaitaires? Est-ce que les employés doivent facturer avec TVA? Est-ce que le barème URSSAF est hors TVA ou inclut-il la TVA? Est-ce que l’entreprise peur récupérer tout ou partie de la TVA?
    Ou bien est-ce que tout est hors TVA?

    Merci,

    • Pierre Facon dit :

      Bonjour,
      J’ai un peu de mal à saisir vos questions. Les employés font des notes de frais et mentionnent la TVA lorsqu’il y en a sur les justificatifs (notes de resto par exemple) liés aux dépenses qu’ils ont payé eux-mêmes et qu’ils incluent dans la note de frais. La société pourra ensuite déduire cette TVA.

  2. STEPHANIE L dit :

    Bonjour,

    Quel est votre source? le texte officiel du Conseil d’Etat?

    Cordialement,

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