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Comment gérer et calculer les frais kilométriques ?

Les frais kilométriques correspondent à une indemnisation servant à couvrir la dépréciation du véhicule, les frais de réparation et d’entretien, les dépenses de pneumatiques, la consommation de carburant, les frais d’achat des casques et des protections et les primes d’assurances, supportés par une personne qui utilise son propre véhicule à des fins professionnelles (trajets domicile – lieu de travail et déplacements pendant les heures de travail).

Gestion des frais kilométriques

Le calcul des frais kilométriques

Les frais kilométriques sont calculés au moyen d’un barème publié par l’administration fiscale. Ces barèmes sont calculés en fonction de la puissance du véhicule et du nombre de kilomètres parcourus.

Remarque : Les barèmes ci-dessous correspondent aux plafonds fixés par l’administration fiscale pour bénéficier des exonérations de cotisations fiscales et d’impôt sur le revenu. L’entreprise peut indemniser d’avantage met la partie excédentaire ne bénéficiera pas des exonérations et ne sera pas déductible du résultat imposable.

Le barème à utiliser pour les automobiles

Le barème des frais kilométriques applicable aux voitures actuellement en vigueur en 2015 est le suivant :

Puissance Jusqu’à 5 000 km De 5 001 à 20 000 km Au-delà de 20 000 km
3 CV ou moins D * 0,41 (D x 0,245) + 824 D * 0,286
4 CV D * 0,493 (D x 0,277) + 1 082 D * 0,332
5 CV D * 0,543 (D x 0,305) + 1 188 D * 0,364
6 CV D * 0,568 (D x 0,32) + 1 244 D * 0,382
7 CV ou plus D * 0,595 (D x 0,337) + 1 288 D * 0,401

« D » correspond à la distance parcourue en kilomètres.
« CV » correspond au nombre de chevaux fiscaux indiqués sur la carte grise du véhicule.

Exemple : pour 8 000 kilomètres parcourus à titre professionnel avec un véhicule automobile d’une puissance de 6 CV, le montant des frais kilométriques s’élève à : (5 000 * 0,568) + ((3 000 * 0,32) + 1 244 = 5 044 euros.

Le barème à utiliser pour les motos et autres cyclomoteurs

Le barème des frais kilométriques applicable aux motos actuellement en vigueur en 2015 est le suivant :

Puissance Jusqu’à 3 000 km De 3 001 à 6 000 km Au-delà de 6 000 km
1 CV à 2 CV D * 0,338 (D x 0,084) + 760 D * 0,211
3 CV à 5 CV D * 0,400 (D x 0,070) + 989 D * 0,235
Plus de 5 CV D * 0,518 (D x 0,067) + 1 351 D * 0,292

Le barème des frais kilométriques applicable aux deux roues de cylindrée inférieure à 50 cm3 actuellement en vigueur en 2015 est le suivant :

Jusqu’à 2 000 km De 2 001 à 5 000 km Au-delà de 5 000 km
D * 0,269 (D x 0,063) + 412 D * 0,146

Le barème à utiliser pour les vélos

La loi relative à la transition énergétique prévoit, à compter du 1er juillet 2015, le versement d’une indemnité kilométrique, à la charge de l’employeur, pour les salariés qui se rendent au travail avec leur vélo. Un décret est toutefois attendu pour rendre cette nouvelle loi applicable.

Le calcul de l’indemnité kilométrique vélo est le suivant : Distance parcourue en kilomètres * 0,25 euros (un décret doit confirmer ce montant)

Traitement fiscal et social des frais kilométriques

Indemnités kilométriques véhicules, motos et autres cyclomoteurs

Au niveau fiscal, les indemnités kilométriques véhicules sont déductibles du résultat imposable de l’entreprise dans la limite du barème proposé par l’administration fiscale. Pour le salarié, l’indemnité est exonérée d’impôt sur le revenu.

Au niveau social, ces indemnités sont exonérées de cotisations sociales dans la limite du barème publié par l’administration fiscale.

Pas d’IR, pas de cotisations sociales et déduction du bénéfice lorsque l’entreprise respecte les plafonds fixés par l’administration fiscale.

Indemnités kilométriques vélo

Au niveau fiscal, l’indemnité versée est déductible du résultat imposable au niveau de l’entreprise dans la limite d’un montant qui doit encore être fixé par décret . Pour le salarié, l’indemnité est exonérée d’impôt sur le revenu.

Au niveau social, les indemnités pour frais kilométriques en vélo sont exonérées de cotisations sociales dans la limite d’un montant qui doit encore être fixé par décret.

Pas d’IR, pas de cotisations sociales et déduction du bénéfice lorsque l’entreprise respecte les plafonds fixés par l’administration fiscale.

Comment gérer les frais kilométriques ?

Les frais kilométriques peuvent être gérés au moyen d’un tableur comme excel, surtout si l’entreprise est de petite taille et que la gestion de ces frais n’est pas compliquée (pas de refacturation aux clients, pas d’intégration nécessaire dans les applications informatiques utilisées…). A défaut, l’utilisation de tableurs peut rapidement devenir problématique, être une source d’erreur et vous faire perdre du temps.

Il est alors préférable que l’entreprise puisse gérer les frais kilométriques directement avec un module intégré à une de ses applications métiers, ou qu’elle dispose d’un outil spécialement dédié à leur gestion.

 


Pierre FACON – Webmaster du coin des entrepreneurs

Dirigeant de F.C.I.C, édition et gestion de sites sur la création et la gestion d’entreprise.
Conseiller en création d’entreprise


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