La gestion de projet est une démarche ayant pour but d’organiser du début à la fin le déroulement d’un projet : planification puis suivi des tâches à réaliser et du budget, pilotage, anticipation les imprévus.
On retrouve la gestion de projet aussi bien dans le cadre d’une création d’entreprise, notamment pour suivre la conception d’un nouveau produit ou service, que dans les grosses entreprises qui fonctionnement en mode projet.
En quoi consiste la gestion de projet ?
La gestion de projet est un travail qui consiste à :
- présenter le projet, son contexte et ses objectifs,
- préparer et planifier un projet dans le temps, notamment en le segmentant en plusieurs tâches,
- chiffrer et suivre le budget nécessaire à la conduite du projet, attribuer les ressources aux différentes tâches à réaliser,
- organiser l’intervention des différentes parties sur les tâches qu’elles doivent réaliser,
- maîtriser et piloter les risques liés au projet,
- assurer le suivi du projet et gérer les délais.
Un chef de projet ou un comité de pilotage est désigné pour piloter le bon déroulement du projet et prendre les actions nécessaires en cas de besoin. Pour les projets importants, un responsable peut être désigné sur chaque tâche du projet.
Pourquoi utiliser un outil de gestion de projet ?
La gestion de projet est un travail en plusieurs étapes qui sont toutes liées les unes aux autres et qui font en général intervenir plusieurs personnes, voir même des intervenants externes. Difficile donc d’envisager la conduite d’un projet sans utiliser un outil en support qui permet de centraliser toutes les informations et tous les échanges en lien avec le projet.
Les deux causes majeures d’échec d’un projet sont les dépassements de budget et les dépassements de délai. Afin de réduire les risques d’échecs, le projet doit être correctement préparé et il faut également être en mesure d’en assurer correctement le suivi.
L’utilisation d’un outil de gestion de projet est vivement conseillée pour suivre efficacement le déroulement d’un projet.
Les outils de gestion de projet
De nombreux projets sont suivis de manière assez artisanale, par mails et par tableaux Excel notamment. Toutefois, dès qu’il y a plusieurs participants et des échanges d’informations, ces outils ne conviennent pas car ils ne sont pas adaptés au travail collaboratif.
L’utilisation d’un outil collaboratif dédié à la gestion de projet est intéressant, cela permet à toutes les parties prenantes de pouvoir y accéder facilement et de centraliser les informations en un seul endroit et par projet.
C’est ce que propose Planzone avec son outil en ligne de gestion de projet (un essai gratuit de 14 jours est offert aux nouveaux inscrits).
Enfin, certaines entreprises ont les moyens de développer leur propre application de gestion de projet en interne, ce qui permet de construire un outil sur mesure et de le faire évoluer en fonction des besoins.
