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Notes de frais : pourquoi utiliser un logiciel ?

Plus une entreprise se développe, plus la gestion administrative s’alourdit. Il devient alors nécessaire de s’équiper d’application pour faciliter les travaux, gagner du temps et sécuriser la gestion de l’entreprise. En plus des applications de gestion de la paie, de la comptabilité et de la gestion commerciale, il pourra également être nécessaire de travailler avec un logiciel de gestion de notes de frais.

gestion des notes de frais

La limite de la gestion manuelle des notes de frais

Lorsque l’entreprise commence à embaucher du personnel pour poursuivre son développement, il faut absolument éviter de perdre trop de temps dans la gestion administrative, et la gestion des notes de frais peut être un dossier très consommateur de temps.

Pour gagner en efficacité sur ce point, un bon logiciel peut vous simplifier la tâche.

L’intérêt de s’équiper d’une application

La gestion des notes de frais au moyen d’une application dédiée à cet effet vous permet :

  • de gagner beaucoup de temps,
  • de passer sur une gestion informatique des notes de frais si cela été géré en format papier auparavant,
  • de sécuriser le travail et de disposer de moyens de contrôle efficaces,
  • de travailler en collaboration avec les équipes beaucoup plus simplement,
  • d’effectuer les notes de frais depuis n’importe quel ordinateur si vous disposez d’une application utilisable en ligne, ce qui peut être intéressant pour permettre aux salariés en déplacement de renseigner leurs frais,
  • si l’application le permet, de basculer automatiquement dans votre comptabilité les écritures liées aux notes de frais.

Le recours à une application de gestion des notes de frais peut être nécessaire pour plusieurs raisons : augmentation de l’effectif de l’entreprise, entreprise avec une activité générant beaucoup de frais professionnels, la volonté d’affecter le personnel administratif à des tâches plus importantes…

Comment choisir un outil pour gérer les notes de frais ?

Avant de choisir votre logiciel de gestion des notes de frais, il faut commencer par lister toutes les fonctionnalités donc vous avez besoin. En pratique, il peut être intéressant de recenser toutes les tâches inhérentes aux notes de frais qui consomment beaucoup de temps car l’objectif principal de l’application est de vous faire gagner du temps.

Une fois que vos besoins sont clairement identifiés, il convient de sélectionner les applications répondant à vos critères et de les tester. Seul un essai peut vous conforter dans votre choix pour une application.

En matière d’application, Le coin des entrepreneurs a eu l’occasion de tester le tout nouvel outil en ligne proposé par Expensya, qui propose de nombreuses fonctionnalités en matière de gestion des notes de frais. Notre équipe ayant été satisfaire de cet outil, nous souhaitons vous le présenter rapidement.

Expensya est une solution web et mobile, de gestion de notes de frais, qui est en permanence optimisée pour correspondre aux besoins modernes. L’objectif de cet outil est simple, faciliter la vie des entreprises (du Freelance à la grande entreprise) en mettant fin à la torture des notes de frais !

Voici les principales fonctionnalités que propose Expensya :

  • système de reconnaissance intelligente des caractères sur une photographie de facture,
  • archivage des données,
  • traitement des emails,
  • partage des données grâce à un cloud,
  • nombre d’utilisateurs illimité,
  • statistiques intelligentes,
  • mises à jour gratuites et automatiques,
  • et intégration du comptable via son interface personnalisée.

Le plus de cette solution est que l’entreprise qui la propose est très ouverte aux propositions des clients pour personnaliser le service

L’outil est disponible depuis votre ordinateur, sur le site www.expensya.com, ainsi que depuis le store de votre smartphone Android, iOS et Windows Phone (en téléchargement gratuit).

Expensya vous offre ses services gratuitement pendant un mois, alors n’hésitez pas à l’essayer !

 


Pierre FACON – Webmaster du coin des entrepreneurs

Dirigeant de F.C.I.C, édition et gestion de sites sur la création et la gestion d’entreprise.
Conseiller en création d’entreprise


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