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Gérer l’embauche du premier salarié

A l’occasion du lancement de son activité ou pour poursuivre le développement de son entreprise, le chef d’entreprise peut être amené à embaucher son premier salarié.

comment recruter son premier salarié

Récapitulatif des étapes liées au recrutement du premier salarié

L’embauche d’un premier salarié nécessaire d’accomplir les principales tâches suivantes :

  • Rédaction du contrat de travail,
  • Réalisation de la déclaration préalable à l’embauche,
  • Mise en place d’un registre unique du personnel,
  • Affichage des horaires de l’entreprise, de références liées la convention collective applicable ainsi que plusieurs autres obligations,
  • Prévoir la visite médicale d’embauche,
  • Etablissement des bulletins de paie et paiement des salaires,
  • Etablissement des déclarations de charges sociales et paiement,
  • Etablissement une fois par an de la déclaration annuelle des données sociales (DADS).

La gestion de l’embauche puis de la paie nécessite de réaliser plusieurs formalités obligatoires et requiert un suivi administratif conséquent.

Rédiger le contrat de travail du salarié

L’embauche d’un salarié nécessite de rédiger un contrat de travail, qui pourra prendre la forme d’un CDI ou d’un CDD. Ces deux types de contrat de travail ont déjà été abordés en détail sur le coin des entrepreneurs :

Le contrat de travail est un document important dont le contenu doit être étudié avec précaution. En l’absence de connaissance en droit du travail, il est recommandé de se faire assister pour un professionnel pour sa rédaction.

Etablir une déclaration préalable à l’embauche

Le chef d’entreprise qui embauche un premier salarié doit obligatoirement établir une déclaration préalable à l’embauche. Cette déclaration est à transmettre à l’Urssaf avant l’embauche.

Voici le lien qui vous permet d’accéder au service en ligne : https://www.due.urssaf.fr/declarant/index.jsf

La déclaration préalable à l’embauche réalisée à l’occasion de l’embauche d’un premier salarié permet d’immatriculer l’entreprise à l’Urssaf, à l’assurance chômage et à un service de santé au travail.

Elle permet également d’affilier le salarié auprès :

  • du régime de retraite complémentaire obligatoire,
  • et du régime de prévoyance mis en place dans l’entreprise.

Prévoir la visite médicale d’embauche

Le salarié embauché doit obligatoirement passer une visite médicale d’embauche avant l’issue de sa période d’essai. Cette visite a même lieu avant l’embauche pour les personnes handicapées, les jeunes âgés de moins de 18 ans, les travailleurs exposés à des risques, les femmes enceintes et les personnes travaillant de nuit.

Il existe également des situations dans lesquelles la visite médicale d’embauche n’est pas obligatoire : http://vosdroits.service-public.fr/particuliers/F16493.xhtml

Mettre en place les affichages et les registres obligatoires

Tout d’abord, à l’occasion de la premier embauche, le chef d’entreprise doit mettre en place un registre unique du personnel, qui contient chronologiquement l’identité de chaque salarié, les dates d’entrée et de sortie, l’emploi, les qualifications et le type de contrat. Ce document peut être tenu sous format numérique.

Le règlement intérieur n’est quant à lui obligatoire que pour les entreprises employant au moins 20 salariés.

Enfin, toute entreprise qui embauche au moins salarié a l’obligation d’afficher de nombreuses informations dans ses locaux, notamment :

  • les coordonnées de l’inspecteur du travail et du médecin du travail,
  • les consignes liées à la sécurité et aux incendies,
  • les références de la convention collective et des éventuels autres accords applicables,
  • les horaires collectifs de travail,
  • les jours et heures de repos collectifs en cas de travail le dimanche,
  • les périodes de prise de congés payés et l’ordre des départs,
  • l’interdiction de fumer,
  • le document unique d’évaluation des risques professionnels,
  • la liste des postes disponibles pour les priorités de réembauche,
  • et les textes de loi liés à l’égalité homme-femme, au harcèlement moral, au harcèlement sexuel, à la discrimination à l’embauche.

Mettre en place la gestion de la paie ou sous-traiter

Dès qu’un premier salarié est embauché par l’entreprise, il convient de mettre en place une organisation en matière de gestion de la paie. Un logiciel spécialisé est souvent nécessaire pour réaliser les fiches de paie ainsi que les déclarations fiscales et sociales.

Fréquemment, une entreprise nouvelle ou récente sous-traite à son expert-comptable la gestion de la paie dans un premier temps. Il existe également des prestataires spécialisés en paie, mais ces derniers collaborent rarement avec des entreprises employant quelques salariés seulement.

Conclusion sur le recrutement du premier salarié

Les formalités liées à la première embauche d’un salarié puis le suivi de la paie constituent un travail complexe et lourd administrativement.

Dans un premier temps, il est préférable de déléguer la gestion de la paie à son expert-comptable. Cela sécurise l’entreprise, la tâche sera confiée à un professionnel qui dispose de tous les outils nécessaires pour s’en charger, de l’établissement du contrat de travail jusqu’au suivi quotidien de la paie (fiche de paie, déclaration de charges sociales, sortie du salarié…).

 


Pierre FACON – Webmaster du coin des entrepreneurs

Dirigeant de F.C.I.C, édition et gestion de sites sur la création et la gestion d’entreprise.
Conseiller en création d’entreprise


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