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Le fonctionnement du télétravail

Le télétravail est une organisation de travail qui est actuellement en pleine expansion.

Il est définit par le code du travail comme une organisation du travail dans laquelle un travail est effectué hors des locaux de l’employeur, mais aurait pu y être effectué, de façon régulière et volontaire dans le cadre d’un contrat de travail grâce aux technologies de l’information et de la communication.

Le télétravail n’est pas sans conséquences car il bouleverse le fonctionnement de l’entreprise. Voici le fonctionnement, la mise en place, les avantages et les inconvénients du télétravail ainsi que quelques conseils pour réussir à le mettre en place.

Fonctionnement du télétravail

1. Le fonctionnement du télétravail

Utiliser le télétravail ne signifie pas forcément travailler tout le temps en dehors de l’entreprise : le travail peut ainsi être effectué à la fois en télétravail et dans les locaux de l’employeur, ce qui est d’ailleurs recommandé.

Le télétravailleur n’a pas de statut particulier, il s’agit uniquement d’un mode d’organisation du travail.

C’est une organisation de travail qui vise essentiellement les entreprises de services. On ne peut par exemple pas proposer le télétravail à un boulanger ou à un ouvrier.

L’employeur n’a pas la possibilité d’imposer le télétravail à un salarié (sauf cas de force majeure), il peut simplement lui proposer. Toutefois, c’est un critère qui peut être retenu pour l’embauche d’un salarié. Quant au salarié, il peut demander à télétravailler à son employeur, qui accepte ou non.

Les salariés qui fonctionnent en télétravail disposent des mêmes droits et obligations que les autres salariés. Les dispositions prévues par la loi pour les employeurs s’appliquent également en cas d’utilisation du télétravail : santé au travail, règle de sécurité, accès à la formation…

2. Mise en place le télétravail

Les instances représentatives du personnel (délégués du personnel ou comité d’entreprise) doivent être préalablement informées et consultées sur la mise en place du télétravail.

L’employeur est tout d’abord tenu de prendre les mesures nécessaires pour protéger les données utilisées par le télétravailleur à titre professionnel.

Les conditions de passage au télétravail doivent ensuite être prévues entre l’employeur et le salarié, et formalisées dans le contrat de travail. Il s’agit notamment des conditions de contrôle du temps de travail, des plages horaires dans lesquelles l’employeur peut contacter le salarié…

Enfin, l’entreprise doit fournir et entretenir le matériel nécessaire à l’exercice de l’activité du salarié.

3. Les avantages du télétravail

Ce système peut permettre aux salariés d’être plus efficaces : moins de stress, aucune perte de temps dans les trajets domicile – lieu de travail (j’ai personnellement travaillé dans un cabinet pendant un an durant lequel je perdais chaque jour 3 heures sur la route, soit 15 heures par semaine…).

Le télétravail est un mode d’organisation qui permet de réduire les frais de structure de l’entreprise :

  • la surface des locaux nécessaires à l’activité de l’entreprise est réduite,
  • de ce fait, d’autres dépenses se réduisent également : électricité, assurance des locaux…
  • il n’est plus forcément primordial d’installer l’entreprise dans des zones cotées.

L’entreprise qui propose le télétravail mais ne l’impose pas se valorise par rapport à ses salariés, chacun peut choisir de fonctionner selon ses préférences : un atout considérable pour réduire le turn-over.

4. Les inconvénients du télétravail

L’inconvénient majeur du télétravail est l’éloignement qui existe entre le salarié et son supérieur. Le rôle de manager est donc plus délicat à effectuer, des méthodes et procédures adaptées à ce fonctionnement doivent être mises en place.

Ensuite, travailler d’une manière isolée peut être compliqué pour certaines personnes : l’absence physique des collègues, plus de pauses cafés avec les autre équipes, manque de synergie dans le travail (on apprend beaucoup en écoutant les autres ou en intervenant conjointement sur une problématique), pas de séparation domicile – lieu de travail…

Cela constitue également un risque au niveau de la cohésion des équipes, de la culture d’entreprise. En se rendant au bureau chaque matin, le sentiment d’appartenance à l’entreprise est supérieur.

En contrepartie de la diminution des frais de structure, d’autres budgets augmenteront, comme les frais de télécommunication des salariés par exemple.

Les entreprises qui n’utilisent pas ou pas la dématérialisation auront plus de mal à utiliser le télétravail, surtout lorsque plusieurs personnes peuvent avoir besoin des mêmes documents papiers.

Enfin, ce mode d’organisation complique les éventuels problèmes liés aux accidents du travail, notamment au sujet de la preuve et de l’imputabilité de l’accident à l’entreprise.

5. Réussir à mettre en place le télétravail

Voici quelques conseils, issus de nos expériences, pour réussir à mettre en place le télétravail dans votre entreprise :

  1. Le télétravail doit être mis en place en douceur si l’entreprise existe déjà et fonctionne sans télétravail, commencez par proposer ce système à raison d’une journée par semaine par exemple, ce qui vous permettra en plus d’adapter petit à petit l’entreprise à ce mode d’organisation ;
  2. Dans le prolongement du premier point, l’entreprise doit être organisée de manière à permettre d’utiliser le télétravail : dématérialisation, dossier zéro papier, applications en SaaS et accessibles à tous, documentation et supports numériques…il convient également de mettre en place l’ensemble des règles qui s’appliquent spécifiquement au télétravail ;
  3. Il est essentiel d’avoir la capacité à accorder beaucoup de confiance aux salariés, faute de quoi la mise en place du télétravail sera quasiment impossible ;
  4. Idéalement, il convient d’accorder beaucoup d’autonomie aux salariés et de fonctionner par objectifs ;
  5. Le chef d’entreprise ou le manager doit prévoir des journées de regroupement, mettre en place des outils de partage, dans le but de maintenir les liens entre les salariés et l’entreprise et d’éviter l’isolement ;
  6. Afin de minimiser les principaux inconvénients du télétravail, vous pouvez opter pour sa mise en place partielle, c’est-à-dire à raison de quelques jours par semaine. Les autres jours, le salarié travaille dans les locaux de l’entreprise.

 

Conclusion : le télétravail, est une méthode d’organisation du travail qui nécessite beaucoup de réflexion avant d’être mise en oeuvre.

L’activité de l’entreprise et les caractéristiques de son effectif sont des éléments essentiels dans sa mise en place.  Un management par objectifs basé sur de la confiance et de l’autonomie permet d’obtenir de bons résultats avec le télétravail.

Une solution largement utilisée aujourd’hui consiste à proposer le télétravail à temps partiel, avec par exemple 3 jours au sein de l’entreprise et 2 jours en télétravail par semaine.

 


Pierre FACON – Webmaster du coin des entrepreneurs

Dirigeant de F.C.I.C, édition et gestion de sites sur la création et la gestion d’entreprise.
Conseiller en création d’entreprise.


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