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L’externalisation de l’accueil téléphonique

Lorsqu’un entrepreneur débute son projet, il doit être généralement sur tous les fronts le temps de développer suffisamment son activité pour être en mesure d’embaucher.

Dans la mesure du possible, il est donc préférable d’externaliser certaines fonctions au risque d’être débordé et de rencontrer des difficultés. Les fonctions qui peuvent être traitées sont nombreuses : comptabilité, communication et également le secrétariat téléphonique.

Externalisation du secrétariat téléphonique

Pourquoi externaliser sa permanence téléphonique ?

Si vous proposez un site e-commerce ou un site internet présentant vos prestations de services, il est recommandé de proposer visiblement un numéro de téléphone sur lequel on puisse vous contacter.

Toutefois, lorsque l’activité commencera à décoller, la gestion des appels téléphoniques prendra du temps, ce qui risque de vous perturber dans l’exercice de votre métier si vous répondez à tous les appels, ou d’avoir un impact négatif sur votre notoriété si vous n’êtes pas en mesure de répondre à la clientèle.

L’externalisation du secrétariat téléphonique est une solution qui peut être intéressante pour l’entrepreneur tant que son entreprise ne soit pas en mesure d’embaucher une personne pour prendre en charge l’accueil téléphonique.

Les points de vigilance en cas d’externalisation

La décision d’externaliser l’accueil téléphonique de votre entreprise ne doit pas être traitée avec beaucoup d’attention, il est primordial de collaborer avec un prestataire sérieux au risque de perdre une bonne partie de votre clientèle potentielle.

En effet, les appels reçus par les internautes qui consultent votre site constituent le premier contact entre votre entreprise et le prospect, il est donc indispensable d’avoir un interlocuteur sérieux qui connait votre entreprise et les produits que vous proposez.

Egalement, vous devez prendre le temps de définir clairement le plan de dialogue que l’interlocuteur ou l’interlocutrice doit mener.

Autre point essentiel : vous devez vous assurer que le prestataire que vous choisissez :

  • soit présent dans les zones géographiques que vous visez (notamment si vous souhaitez travailler à l’international),
  • soit capable, si nécessaire, de proposer des interlocuteurs capables de dialoguer avec des clients étrangers
  • et soit en mesure d’assurer le secrétariat téléphonique sur la plage horaire souhaitée.

Ces points essentiels sont des compétences que notre partenaire Secretariat-tel est en mesure de proposer à ses clients, notamment en proposant des numéros en France, Belgique, Suisse, Canada, Luxembourg, UK et USA.

Une possibilité d’essai gratuite est d’ailleurs proposée afin que vous puissiez vous assurer de la qualité des services proposés. Voici une vidéo qui présente notre partenaire : https://www.youtube.com/embed/l7EJBmto6eU

 


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