Nous avons vu dans un précédent article du Coin des entrepreneurs le choix qu’a le créateur de procéder lui-même aux formalités de création de la société ou au contraire de se faire accompagner.
Nous allons voir ci-après les premières étapes de gestion de la société liées à son démarrage.
L’arrivée de nouveaux documents
Si le dossier est transmis complet au centre de formalités de entreprises (CFE), ce dernier peut retourner le Kbis au créateur. Le Kbis est la carte d’identité de la société et chacun peut acheter le Kbis de toute société sur les sites internet dédiés (par exemple sur le site www.infogreffe.fr).
Une des premières actions à avoir si l’on habite dans un immeuble collectif est de prévenir le postier ou le gardien que du courrier va être adressé au nom de la société. En effet, le K bis qui constitue le premier document officiel reçu peut parvenir dans les quelques jours qui suivent le dépôt du dossier au CFE.
Deuxième démarche, le créateur doit retourner voir son banquier pour lui adresser un exemplaire du Kbis et signer les statuts définitifs. Cette démarche va permettre l’ouverture du compte bancaire de la société.
Il y ensuite un point sur lequel les créateurs doivent être vigilants. Il est très fréquent que ces derniers reçoivent rapidement par courrier des demandes de paiements pour des adhésions à des organismes fiscaux ou sociaux. Ces courriers qui sont souvent bien faits sont des faux, le créateur n’a rien à payer.
Enfin, mais généralement au bout de plusieurs semaines, le créateur reçoit un courrier récapitulatif de son service des impôts des entreprises (SIE) où figurent notamment les coordonnées de son interlocuteur au sein de ce service.
Une organisation à mettre en place
Les formalités de suivi administratif à mettre en place sont généralement assez limitées pendant les premiers mois de l’activité.
Le créateur doit tout d’abord établir un relevé des dépenses qu’il a engagées pour le compte de la société pendant la période précédant la création de celle-ci. Il s’agit donc de dépenses en compte courant.
Il doit selon la même logique établir un relevé de ces notes de frais selon un modèle (le plus souvent, tableau excel) qui lui a été généralement communiqué par son expert-comptable.
Concernant la facturation des clients, le créateur a le choix d’établir des factures sur un format word ou excel (ce qui est préférable si le volume de facturation est faible) ou dans le cas contraire de s’équiper d’un logiciel de facturation. Il est vivement recommandé de joindre aux premières factures un RIB de la société pour inciter le client à payer par virement, voire mettre en place le prélèvement. Le paiement des clients par chèques qui oblige à une remise en banque est autant que possible à bannir car il est consommateur de temps.
Enfin le créateur doit s’organiser pour contrôler et payer ses fournisseurs. Là encore, il est vivement recommandé de payer par virement sur le site internet de la banque et cette possibilité doit donc être validée par le créateur avec son banquier lors des rendez vous liés à la création de la société.
En conclusion, il apparaît que les premières étapes de gestion de la société ne sont pas très difficiles à appréhender par l’entrepreneur, d’autant plus qu’il peut bénéficier des conseils de son expert-comptable. C’est donc une période privilégiée pour s’organiser et mettre en place des bonnes pratiques de gestion qui feront gagner un temps précieux lorsque la société sera amenée à se développer.
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