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Créer et lancer un espace de co-working

La création de nouveaux espaces de co-working est en plein essor et de plus en plus d’entrepreneurs se lancent dans ce secteur d’activité, parallèlement à leur métier ou en créant une entreprise spécialement dédiée au co-working.

Vous envisagez de créer un espace de co-working ? Ce dossier vous fournit toutes les informations importantes à connaître dans le cadre du lancement de votre activité de co-working.

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L’activité de co-working et les services fournis

Un espace de co-working peut proposer plusieurs services à ses clients :

  • la mise à disposition d’un lieu de travail, qui correspond au service de base de cette activité,
  • la mise à disposition d’outils de télécommunication et d’outils bureautiques. Il s’agit de la mise à disposition d’un casier, de l’accès à internet, d’une ligne téléphonique, d’un photocopieur…
  • la participation à des animations et des évènements, comme des conférences ou des ateliers,
  • la vente de nourriture et de boissons,
  • la domiciliation d’entreprise.

Suivant les services fournis, des règles spécifiques autres que celles applicables à l’activité de co-working devront être respectées. C’est notamment le cas lorsque l’entreprise propose un service de domiciliation ou lorsqu’elle vend de la nourriture et des boissons.

Les règles applicables à l’activité de co-working

Voici les grands principes applicables en matière de co-working :

  • Un contrat écrit doit être conclu entre l’entreprise et chaque client.
  • La loi n’impose aucune durée minimum et maximum pour le contrat, contrairement aux baux commerciaux par exemple.
  • Un état des lieux ne doit pas obligatoirement être effectué, que ce soit lors de l’entrée ou à la sortie.
  • Les charges sont comprises dans la redevance de co-working, sauf exception prévue contractuellement.
  • Si l’entreprise de co-working n’est pas propriétaire des locaux, il est préférable d’obtenir l’accord préalable du propriétaire. Par contre, lorsque le bail signé par l’entreprise de co-working est un bail tous commerces, elle peut valablement exercer son activité sans autorisation préalable.
  • Enfin, lorsque l’entreprise propose également de la domiciliation, un agrément préfectoral est obligatoire.

Proposer un service de domiciliation dans votre espace de co-working

Si vous envisagez de créer un espace de co-working et de proposer également un service de domiciliation d’entreprise, il faut obligatoirement obtenir un agrément préfectoral.

Un contrat de domiciliation doit être rédigé par écrit. Il est conclu pour une durée d’au moins trois mois renouvelable par tacite reconduction, sauf préavis de résiliation.

L’entreprise qui propose des services de domiciliation doit mettre à la disposition de ses clients des locaux comprenant une pièce :

  • rendant possible la réunion des organes de direction et de gestion,
  • permettant l’installation des services nécessaires à la conservation et à la tenue des registres et documents exigés par la loi,
  • et assurant la confidentialité nécessaire.

Par ailleurs, le prestataire doit détenir, pour chaque client, l’adresse du domicile du représentant légal et ses coordonnées téléphoniques.

L’entreprise proposant de la domiciliation doit fournir chaque trimestre, au centre des impôts et à l’Urssaf compétents, une liste des personnes qui se sont domiciliées dans ses locaux au cours de cette période ou qui ont mis fin à leur domiciliation ainsi que chaque année, avant le 15 janvier, une liste des personnes domiciliées au 1er janvier.

La redevance de co-working

En contrepartie des services fournis, l’entreprise facture à chaque client de l’espace une redevance de co-working. Les modalités encadrant la redevance sont librement fixées :

  • le prix est convenu librement entre les parties,
  • le tarif peut correspondre à une mise à disposition horaire, journalière, mensuelle, trimestrielle…

La rédaction du contrat de co-working

Comme nous l’avons précisé un peu plus haut, l’entreprise doit conclure un contrat de co-working avec chaque client. Le contrat doit prévoir la mise à disposition des espaces et tous les services additionnels proposés par l’entreprise. Il s’agit d’un contrat de prestations de service adapté à l’activité de co-working.

Ce contrat doit contenir les informations suivantes :

  • l’identité des parties,
  • l’objet du contrat : la mise à disposition d’espace,
  • l’ensemble des prestations fournies,
  • le montant de la redevance et les modalités de règlement,
  • le cas échéant, le dépôt de garantie,
  • le cas échéant, les frais fixes d’installation,
  • le cas échéant, les charges incombant au co-workeur,
  • les règles à respecter en matière d’accueil de tiers,
  • la durée du contrat,
  • les obligations des parties,
  • les modalités de résiliation du contrat,
  • la juridiction compétente en cas de litige.

Egalement, lorsque vous avez rédigé une charte pour encadrer les relations de l’espace de co-working, il convient de l’annexer au contrat et de la faire signer par le client. Il est plus prudent de rédiger votre modèle de contrat de co-working avec l’assistance d’un avocat.

Le choix du statut juridique pour l’entreprise de co-working

Lorsque votre projet consiste à créer une entreprise de co-working, il est nécessaire de choisir un statut juridique et d’immatriculer votre entreprise.

Plusieurs options sont possibles :

  • créer une entreprise individuelle, en optant éventuellement pour l’EIRL,
  • créer une société unipersonnelle : une EURL ou une SASU,
  • ou créer une société pluripersonnelle si vous êtes plusieurs associés : une SARL, une SAS, une SA…

Le coin des entrepreneurs vous recommande la lecture de ces guides pour vous aider à choisir votre statut juridique :

Les règles fiscales et comptables applicables à l’activité de co-working

Au niveau de la comptabilité, il n’y a pas de règles spécifiques par rapport à cette activité. Les redevances perçues par l’entreprise constituent des produits d’exploitation.

Lorsque l’activité de co-working est lancée parallèlement à une autre activité, il est préférable de mettre en place une comptabilité par pôle d’activité, afin de pouvoir dissocier comptablement les deux activités. La rentabilité de l’activité de co-working sera ainsi bien visible depuis la comptabilité.

Au niveau de la fiscalité, cette activité relève des bénéfices industriels et commerciaux. L’entreprise est assujettie à la TVA et facture ses clients au taux normal.

 


Pierre FACON – Webmaster du coin des entrepreneurs

Dirigeant de F.C.I.C, édition et gestion de sites sur la création et la gestion d’entreprise.
Conseiller en création d’entreprise.


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