Quand une entreprise commence à employer du personnel, le dirigeant peut être amené à organiser des réunions avec ses collaborateurs pour diverses raisons. Organiser une réunion est loin d’être simple, il faut éviter que les participants aient l’impression de perdre leur temps pour que celle-ci soit productive.
Voici quelques conseils de base pour réussir une réunion.
Fixer l’ordre du jour de la réunion
Pour réussir une réunion, il faut fixer préalablement un ordre du jour et informer les participants des objectifs de celle-ci.
Participer à une réunion sans savoir à l’avance de quoi il s’agit est contre-productif, aucun participant ne pourra la préparer.
Lorsque la réunion a lieu, l’animateur doit veiller à ce que les débats ne se détournent pas du sujet initialement prévu.
Convier les bons participants à la réunion
Lors d’une réunion, on constate bien trop souvent que plusieurs participants ne sont pas vraiment concernés par les échanges qui ont lieu. Encore pire, il arrive parfois qu’on oublie de faire participer des personnes qui sont partis prenantes sur le sujet de la réunion.
Cela peut paraître un peu basique mais il faut s’assurer préalablement de réunir les bons participants.
Choisir avec attention le lieu de réunion
Le lieu de tenue de la réunion a également son importance, il doit y avoir suffisamment d’espace pour accueillir les participants et la salle doit être équipée plus ou moins convenablement en fonction des besoins. Lorsque les participants sont répartis dans plusieurs établissements situés à des endroits différents, la tâche est un peu plus complexe.
Des solutions externes peuvent être préférables dans certains cas pour convier les participants à une réunion. De grandes organisations proposent des salles de réunion un peu partout.
Une personne doit animer la réunion
Une bonne réunion, c’est avant tout un bon animateur. Une personne, en général le dirigeant ou un manager, doit se charger d’orienter les débats, de donner la parole aux participants et de récapituler le contenu des échanges.
De plus, l’animateur doit veiller à respecter la durée de la réunion et ne pas hésiter à intervenir pour clore un débat et avancer. En fonction de l’objectif de la réunion, l’animateur doit adapter son style de discours.
Prévoir un compte-rendu de réunion et un suivi
A l’issue de la réunion, il est recommandé de faire parvenir à chaque participant un compte-rendu des échanges qui ont eu lieu et des décisions prises. Pour cela, une personne qui assiste à la réunion doit être chargée de prendre des notes pendant sa tenue.
Enfin, la mise en place des mesures qui ont été décidées lors de la réunion doit être idéalement suivie.
Une seconde réunion qui a pour objet de constater l’impact des nouvelles mesures et le suivi de leur mise en place peut être la bienvenue.
